En las últimas semanas mencionábamos sobre la necesidad de disponer de unos stocks actualizados, así como de la posibilidad o imposibilidad de trabajar con stocks negativos, en función del sector y tipo de negocio. En este artículo abordaremos la problemática de los inventarios retroactivos.
En ocasiones observamos distintas organizaciones donde la metodología de «ajuste» de stock se basa en la realización constante de recuentos físicos de inventario, ocasionando una multiplicidad de recuentos ficticios que alteran la trazabilidad de los movimientos.
Asimismo, encontramos situaciones donde la carga de trabajo, u otras razones menos espurias, relegan a segundo plano la realización de ciertas transacciones en el ERP cuyo objetivo principal es mantener el stock. De esta forma, vemos como la tarea administrativa de recepcionar las compras / albaranes de entrada, se procesa días más tarde a la entrada real de almacén. Incluso en ocasiones se da la paradoja de consumir el material, antes de haber dado de entrada éste (de ahí la necesidad de stocks negativos que mencionábamos).
Ninguno de los escenarios anteriores es aconsejable, sin embargo, la realidad suele ser otra, así que el ERP ha de disponer de un cierto grado de flexibilidad para ajustar los stocks de almacén. En la medida de lo posible, es conveniente recurrir a otros métodos con la finalidad de realizar esos ajustes.
Existe algún caso en el que está justificado la realización de inventarios a «fecha pasada» o con carácter retroactivo. Basta pensar en su necesidad en la implementación y transición a un nuevo ERP.
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Entre las diversas posibilidades que debe permitir el ERP, encontramos:
- Corrección de los documentos de entrada y/o salida. De esta forma se «reajustarían» los stocks de los productos sin necesidad de tocar nada más.Ejemplo: Modificando las fechas y/o cantidades de los productos del albarán de venta y/o compra.
- Traspasos entre almacenes. Por ejemplo, trabajando con almacenes virtuales de incidencias, donde podríamos hacer aparecer/desaparecer de los almacenes reales ciertos productos. Ejemplo: Un producto próximo a caducar o con algún defecto, se puede mover a un almacén de saldos o de almacén de urgente salida.
- Movimientos manuales de almacén. El desacuerdo que pueda mostrar el informe de stock con respecto a la realidad física, puede corregirse mediante un movimiento manual. Ejemplo: Es muy útil cuando se producen roturas o mermas, pues se hace necesario informar al sistema.
Estos ajustes suelen ser delicados desde el punto de vista de la valoración de las existencias. Sin embargo, todos ellos permiten la asignación de una valoración, por lo que cualesquiera de estas fórmulas, evita el tener que realizar inventarios a tiempo pasado, que de otra forma quedarían desvirtuados por la propia cronología de los movimientos. Existe otra posibilidad, y es que el ERP disponga de procesos de «regeneración» de precios para las existencias, sin embargo, no siempre es posible, sobre todo, en entornos manufactureros, y en aquellos donde los materiales .
Autor: Sergio Martínez|
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Entiendo que el estado de inventarios, es como el saldo de las cuentas en los cajeros electrónicos. El impacto en costos, al manejarse valores de existencias negativas, o al actualizar los estados de inventarios en fechas posteriores a las que realmente ocurren las operaciones, tienen un alto impacto en las valuaciones, sobre todo en los países en que hay variación de cotización entre la moneda de la compañía y la del proveedor, o cliente. Trabajar sobre las causas que provocan los inconvenientes en las registraciones on-line, entiendo que es parte de la «mejora continua» que debe perseguirse. Los sistemas y procedimientos deben tener la posibilidad de corregir, pero entiendo que solo aplica a las contingencias aún no resueltas.
Gracias Alberto por tu comentario.
Como bien dices, la valoración de inventarios puede quedar totalmente desvirtuada por estos valores, con el riesgo contable que ello supone.
Un saludo.