En más de una ocasión me han realizado la pregunta… ¿Su ERP le permite trabajar con stocks negativos? La respuesta aparentemente obvia es que el ERP no debería permitir realizar movimientos que condujesen a dejar en negativo los stocks, sin embargo, veamos que no existe una respuesta única y perfecta. Cada sector, y cada empresa, tienen unas características que las diferencian entre sí, y ello les hace únicas y les genera una serie de ventajas y otros inconvenientes.
Así que… ¿Es arriesgado trabajar con stocks negativos? ¿Se puede adoptar en el uso del ERP esta práctica? ¿Debe el ERP bloquear cualquier transacción de estas características?
Hay empresas donde los ciclos administrativos de venta son muy ágiles, pero sin embargo, los ciclos de compra no lo son tanto. Así, se da la paradoja de disponer muchos productos con existencias negativas, lo cual es un problema aparentemente, pero en la realidad no lo es, porque el sistema contempla la información de pendiente de recibir o fabricar, así que el stock final no sería negativo.
En ocasiones, el ciclo comercial es tan rápido que algunos productos se procesa su entrada, se ubican, y se consumen, y todo ello antes de haber procesado la recepción de mercancía / albarán de compra. Así que, a pesar, que desde mi punto de vista también es un error de procedimiento y de gestión de los procesos, la realidad es otra, así que hay que proporcionar herramientas a los usuarios para contemplar y regularizar todas estas situaciones.
Además, no es tan fácil asegurar que el sistema no va a disponer existencias con stock negativo. En entornos de manufactura, los procesos son mucho más complejos que unas simples entradas (por albaranes de compras) y salidas (por albaranes de venta). Las actividades productivas requieren procesos en planta que mueven el almacén, por lo que Los procesos óptimos de producción por un hecho o carencia de gestión administrativa.
¿Permitir stocks negativos (Ver fuente)?
Algunas de las variantes por las que se produce un stock negativo (en entornos manufactureros):
- Un artículo posee en su escandallo (LOM), un material con cantidad superior a la necesaria. El ERP irá registrando movimientos con mayor cantidad de la realmente consumida. (Esto en el caso que los descuentos son automáticos, aunque también puede suceder que sea el operario quien informe al sistema)
- Un artículo posee en su escandallo un material equivocado. El ERP moverá en almacén un producto que realmente no se está consumiendo, y el que debería consumirse no lo está haciendo.(Resultado: un material se consume exageradamente (y provoca negativos), y otro material apenas se mueve (a pesar que no hay en almacén).
- Las incidencias sobre el producto acabado se tratan como productos nuevos. En vez de producirse consumos de ciertos materiales (los involucrados en la reparación), se mueve todo como si su fabricación fuera íntegra.
- Errores en la conversión de unidades. Registrar la entrada de almacén como unidades de embalaje y no como unidades de consumo, sin hacer la adecuada transformación. O bien, lo contrario, contemplar en escandallo la unidad equivocada. En este caso es evidente que puede conducir a un stock negativo, pero también a un «sobrestock» en el sistema (Ejemplo: Han entrado 5 cajas de 100 tornillos. Se registra como si hubieran entrado 5 tornillos).
- En expediciones se realiza la carga del producto acabado distinto al solicitado por el cliente. Esto no siempre es por error, en ocasiones es de forma «mal» intencionada. (Ejemplo: No tengo de este producto, pero entrego este que es similar)
El hecho de permitir stocks negativos es adecuado en algunos entornos (no en todos), pues sirven de alerta sobre la existencia de alguno de los problemas mencionados anteriormente, y además, permite una operativa menos rígida para algunas secciones de la empresa. En la industria por ejemplo alimentaria, donde debe existir una trazabilidad total de cada materia prima, incluso del agua que se consume, evidentemente no podríamos permitir la existencia de esos stocks negativos, dado que cada lote de fabricación y de compra debe ser controlado hasta el despacho de la mercancía.
Lo más importante es que el ERP disponga de medidas de «cuadre» de esos stocks, y además, disponga de herramientas para reproducir la trazabilidad de los movimientos. Un ejemplo muy habitual es mostrar el stock de un producto a modo de extracto de cuenta contable de cliente, identificando todos los movimientos en su fecha, su origen, y el stock tras cada movimiento.
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Gracias Eugeni Vives y Pablo Sarobe por vuestros comentarios.
El ERP debería ser suficientemente flexible para poder configurar esta situación de una forma u otra. El dilema es cuando el cliente se obceca en que no se debe admitir stocks negativos y tú sabes que a las primeras de cambio éstos se van a producir. Entonces comienzan los bloqueos de las transacciones a los usuarios y las quejas, que además suele achacarse al ERP.
En este caso, ¿qué hacemos? ¿cómo convencer al cliente? ¿qué argumentos usar?
Saludos.
Buenos puntos Eugeni. Otro sector típico en el que se debe trabajar con stock negativo es el de comida rápida en el que debes ir produciendo pizzas, hamburguesas, sandwiches a demanda y por lo tanto no sabes cuanto vas a producir cada día. Esos productos son típicamente BOM’s (Bill of materias) de manera que cuando se procesan los pedidos el stock se queda en negativo (pedido/albarán). Al final del día se debe hacer una «regularización» para poner las cantidades en positivo y restar las materias primas que componen el BOM. Otra solución es que el ERP antes de procesar el pedido cree la producción de manera que cuando el pedido finalmente se procese reste las cantidades/productos correspondiente. Otro reto importante a la hora de trabajar con stock negativo son los costes pero eso ya es otro tema. En resumen un ERP debe permitir trabajar con stock negativo pero siempre de manera controlada y consciente
¡Interesante dilema Sergio!
Fuera de los entornos productivos esta necesidad se da de manera típica en empresas que trabajan con venta al descubierto (comercializan algo que todavía no poseen pero que pueden razonablemente conseguir), como los negocios de trading o especulativos, donde la entrega consiste en un derecho o garantía sobre el bien físico. El reto es que tanto la cantidad como el tiempo que el stock de un determinado producto permanece en negativo puedan ser controlados y estén acotados para manejar correctamente el riesgo empresarial del «descubierto». Actualmente, uno de mis clientes tiene este requerimiento y le hemos dado una cobertura simple y elegante mediante una ligera adaptación al estándar de Openbravo que tan bien conoces.
Uno de los impactos más relevantes de trabajar con stocks negativos se produce en el cálculo de coste de producto y en la consecuente valoración de las existencias. En entornos con stock negativo no suele ser aconsejable trabajar con precio medio ponderado (PMP) por el efecto distorsionador del mismo. Entonces hay que pensar en métodos alternativos, como NIFO, no siempre sencillo de implementar en un sistema de gestión ERP,
Abrazo,
Eugeni