Dirección (D): Nos encontramos en esta reunión para analizar y valorar el actual sistema informático existente en XYZ y la posible elección del software gestión. Al parecer, la gran mayoría de usuarios están descontentos, pero no se ofrecen alternativas que nos permita resolver la situación. Dirección ha encargado a nuestro CIO (SM), un estudio sobre la situación y que va a exponer a continuación.
SM: XYZ es una empresa en expansión con un crecimiento progresivo que le ha llevado a la adquisición de otra empresa y a una incipiente proyección internacional. En los últimos años ha aumentado su facturación una media de un 11% anual, con picos incluso del 20%.
Este crecimiento está siendo descontinuado por las limitaciones del actual sistema de información. Aunque la crisis económica ha tenido también su impacto, ésta nos ha ofrecido nuevas oportunidades que no se han podido abordar por la falta de información útil, ágil y eficaz del sistema.
En los inicios de los años 90, se comenzó un desarrollo del software de gestión íntegramente a medida y que ha llegado hasta hoy con las mejoras funcionales solicitadas por los usuarios en cada momento. Aunque en algunas áreas extremadamente personalizadas, los usuarios tienen la percepción de que cubre de forma suficiente la funcionalidad necesaria, el sistema no ha ido evolucionando tecnológicamente, por lo que entró hace años en la obsolescencia. Sin embargo, esta percepción es bastante irreal dado el desconocimiento de los usuarios de otras herramientas, de su acomodo en su zona de confort y en algunos casos a la resistencia al cambio.
La realidad es que actualmente no cubre gran parte de las necesidades ni funcionales, ni tecnológicas, ni operativas para la gran mayoría de usuarios, incluida información estratégica y gerencial.
Cuatro estrategias, cuatro opciones.
Para acometer esos nuevos mercados y abordar la prevista proyección futura, se nos presenta varios escenarios de evolución del sistema de información:
- Desarrollo de un nuevo sistema a medida. Construcción desde los cimientos de un nuevo sistema de información en base a las especificaciones de los usuarios.
- Adopción del sistema legacy. Evolución de un sistema obsoleto implementando los nuevos requerimientos.
- Selección aplicaciones best-of-breed. Elección de las mejores herramientas para cada departamento para después integrarlas.
- Implantación de un ERP. Sistema integrado, con amplia funcionalidad, modular, adaptable y configurable.
Veamos cuales son las ventajas y los inconvenientes de cada estrategia con la finalidad de determinar cual es la más adecuada para XYZ y nos conduzca a realizar la elección del software gestión.
Ventajas de cada estrategia
- Desarrollo de un nuevo sistema a medida.
- Alta adaptación a las necesidades actuales.
- Una vez funcionando, alta estabilidad.
- Costes bajos de mantenimiento.
- Gran conocimiento de la herramienta.
- Adopción del sistema legacy
- Los usuarios conocen el sistema y están plenamente adaptados. Los cambios no les supone un gran esfuerzo de adaptación.
- Unas cuantas mejoras son necesarias para cubrir los nuevos requerimientos.
- Selección aplicaciones best-of-breed
- Cada departamento dispondrá de la herramienta más adecuada para sus procesos de trabajo.
- Implantación de un ERP
- Mercado muy maduro, por lo que existen muchas alternativas donde elegir.
- Recoge experiencias y funcionalidad reportada por miles de usuarios. Se puede aprender de la propia experiencia del ERP.
- Admite modularidad frente a la implantación.
- Configurable y parametrizable según necesidades.
- Posee actualizaciones periódicas: funcionales, correctivas, tecnológicas, de las reglas de negocio, …
- Siempre adaptado a la legalidad vigente. Y normalmente sin coste añadido.
- Solución multi-almacén, multi-idioma, multi-divisa, multi-empresa, etc. Todo ello necesario en la actualidad después de la expansión de la corporación.
- Posible independencia del proveedor implantador de la solución.
Inconvenientes de cada estrategia
- Desarrollo de un nuevo sistema a medida
- Construir un nuevo sistema desde cero con el testeo necesario y el tiempo que conlleva (junto a su retroalimentación).
- Crecimiento del software en base a la experiencia de la empresa, no en base a multitud de experiencias, lo que supone una limitación finalmente en funcionalidad y prestaciones.
- Implementación a medida de cada nuevo cambio legal o fiscal.
- Costes altos de implantación.
- No hay actualizaciones, o en su defecto, cuando las haya tendrán costes importantes por la necesidad de reimplementar los desarrollos a medida.
- Toda nueva funcionalidad (o cambio) requerirá invertir en nuevos desarrollos.
- Dependencia de un proveedor tecnológico.
- Adopción del sistema legacy
- Invertir en sistema tecnológicamente obsoleto no es rentable.
- Hace cómodos a los usuarios e independientemente que puedan mejorar, prefieren mantenerse en su zona de confort.
- Hay que invertir en desarrollos de módulos multi-idioma, multi-divisa, multi-empresa, etc.
- Selección aplicaciones best-of-breed
- Difícil integración entre las distintas aplicaciones departamentales.
- Coste sobredimensionado, a veces no solamente en las propias aplicaciones, sino en infraestructuras, sistemas operativos, licencias, interfaces, etc.
- Complejidad para mantener integración después de las actualizaciones de cada herramienta.
- Implantación de un ERP
- Costes de implantación elevados
- Resistencia al cambio de los usuarios
- Costes de mantenimiento
- Adaptación de algunos procesos internos a las prácticas del ERP.
Después de la exposición de los pros y contras de cada estrategia, deberíamos estar en disposición de realizar la elección adecuada.
D: Usted ha sido contratado para aconsejarnos sobre la conveniencia de implantar un ERP u optar por otras estrategias. Aunque me parece estupendo el análisis que ha hecho, no nos propone cual es en su opinión la decisión adecuada.
SM: Entendí que mi deber era exponer los pros y contras de cada opción de la forma más objetiva posible, permitiendo así a dirección realizar una elección adecuada para su empresa.
D: Eso está muy bien, pero como comprenderá, nosotros no disponemos de conocimientos técnicos para asumir esa responsabilidad.
SM: Mi opinión está clara, pero entendí que debía hacer esta exposición para que sopesen la viabilidad de las distintas opciones. Si me pregunta cual es la opción más aconsejable para su empresa, la tengo clara, pero desconozco otras cuestiones: económicas, estratégicas de empresa, planes de crecimiento, etc. En cualquier caso, con los datos que dispongo, la opción que parece más razonable para su empresa con respecto a la elección del software gestión es la implantación de un ERP sin más demora.
D: ¿Podría argumentar porqué es la mejor opción?
SM: Un ERP satisface unos ciertos puntos clave de obligado cumplimiento en su empresa en estos momentos (entre otros muchos):
- Necesidad de un sistema multi-empresa, multi-idioma, multi-divisa, etc,
- Necesidad de un sistema tecnológicamente más avanzado y con posibilidades de crecimiento y evolución en este sentido.
- Posibilidad de disponer de la información segmentada y consolidada de sus empresas. La consolidación permitirá gestionar de una forma más óptima y ágil el aprovisionamiento de materiales, así como la fabricación.
- Accesibilidad al sistema desde cualquier dispositivo.
- Herramientas analíticas que permitan obtener información del transaccional de forma fiable.
Las opciones de nuevos desarrollos a medida, legacy y best-of-breed plantean problemas de integridad y consolidación o bien implican partir desde cero hasta la construcción y perfecto encaje de todas las «piezas».
D: De acuerdo, comience el estudio de las diferentes soluciones ERP que hay en el mercado.
(En el Master en Software Libre de Gestión: Open Source & ERP II, estamos analizando situaciones como la que aquí acabamos de mostrar).
Autor: Sergio Martínez|
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Hola Sergio. Excelente artículo. Me he sentido retratado. He vivido esa situación, sustituir una aplicación a medida obsoleta por un ERP. El coste de actualizarla era muy superior a una nueva implantación. Al estar en un entorno muy dinámico, nos decantamos por un ERP con una buena plataforma de programación, lo que nos ha permitido combinar lo mejor del ERP con lo mejor del desarrollo a medida sin tener que pegarnos con la integración.
Sin duda, una muy buena elección la que habéis realizado Jorge.
Aprovechar al máximo la plataforma y desarrollar en una capa por encima aquello no cubierto por el ERP.
Saludos.
Información valiosa. Gracias.
Saludos.
Lucas
¿Cómo se podría citar tu artículo Sergio?
Digamos que se como se cita, pero igual tengas una mejor opción, o más detalles.
Un abrazo.
En principio Omar no tengo ninguna opción preferida.
Puedes hacer referencia a él como quieras. Con la mención de la autoría para mi es más que suficiente.
Muchas gracias, un abrazo.
Sergio, felicidades por el artículo. Claro, conciso y poniendo el negocio delante de la tecnología . Sin embargo en lo referente a los bajos coste de mantenimiento de un Desarrollo a medida, déjame discrepar porque creo que sólo el así sí el negocio se detuviera. Si la empresa sigue en activo, los sistemas deben adaptarse constantemente y en ese caso el mantenimiento del desarrollo puede resultar mucho mas caro que la implementación de módulos adicionales del erp.
Muchas gracias Luis.
Efectivamente, tienes razón, los bajos costes del mantenimiento del desarrollo a medida se refieren a un entorno «estático», donde los únicos cambios a realizar son los impuestos por la propia normativa de facturación y/o contable. Si ese entorno es dinámico, los costes se disparan.
Después de muchos años en este negocio (y con muchos desarrollos a medida), no veo claro prácticamente en ningún caso la adopción de un sistema de estas características. De hecho, he encontrado incluso alguna empresa muy grande que pensaba tener una ventaja competitiva con su sistema a medida, y comparado con varias soluciones verticales, se encontraban claramente en una gran desventaja funcional, operativa y tecnológica.
Un abrazo, Luis.