ROI – ERP ¿Se puede calcular el retorno de la inversión (ROI) en un ERP?

Seguro que estáis esperando una respuesta positiva a la pregunta ¿Se puede calcular el retorno de la inversión (ROI) en un ERP? Pues bien, os adelanto mi respuesta:

«De forma exacta NO, pero con matices podemos lograr una buena aproximación».

Y la respuesta es NO, porque la mayoría de variables a medir son intangibles, por lo que cuantificarlas en un valor económico y estandarizado es prácticamente imposible. Sin embargo, eso no quiere decir que la imposibilidad del cálculo de forma exacta, haga inútil el esfuerzo de realizar una estimación subjetiva y orientativa que nos aporte una visión aproximada del esfuerzo inversor. Si bien el artículo versa sobre el retorno de la inversión en un ERP, podría aplicarse perfectamente a cualquier otro tipo de software (CRM, BI, …).

Aunque la formulación matemática del Retorno de la Inversión (ROI) suele variar según las fuentes, para nuestros propósitos baste definirla como:

ROI = ((R – I) / I) * 100

donde aparecen las variables Importe (R)ecuperado e (I)nversión.

En algunos casos, también se encuentra según la fórmula

ROI = (B / I) * 100

donde aparecen las variables (B)eneficio Obtenido e (I)nversión Realizada, representando la relación entre el beneficio obtenido y derivado de la inversión realizada.

Determinar el valor de las variables Beneficio e Inversión no es tarea fácil. Y no lo es porque cada una de esas variables se compone a su vez de otras de difícil cualificación y cuantificación, lo que implica por tanto, un sumatorio de diversos elementos dependientes asimismo del tiempo a calcular.

Hace un tiempo, tuve la oportunidad de leer algunos artículos sobre el tema y me pareció de especial interés el que publicó Evaluando.erp y sobre el que se puede ampliar información.

Trataremos de realizar un ejercicio de imaginación y completar una lista lo más detallada posible de los elementos que afectan al retorno de la inversión, y siempre, sin dejar de lado que esta lista es subjetiva y algunos conceptos pueden sobrar o por el contrario faltar según la perspectiva del que los analiza. Terminaremos aportando una hoja de cálculo donde, a modo de ejemplo, se podrá realizar el cálculo del ROI.

Esta cálculo debería realizarse, al menos, en dos momentos distintos:

• En una primera fase, a priori, para determinar qué ERP puede interesar implantar, entre la oferta existente. Nos servirá por tanto como herramienta de toma de decisión, si bien, algunos de los elementos a valorar en esta fase, tendrá una dificultad de estimación adicional.
• En una segunda fase, a posteriori, y una vez realizada la implantación, para cuantificar de nuevo su valor, analizando así la desviación entre la inicial y la final.

Además, como ejercicio, sería conveniente realizar de nuevo la estimación de forma periódica (al cabo de un año, dos años, …). Dado que la puesta en marcha de un proyecto de estas características suele ser largo, los valores resultantes irán cambiando y podrán cotejarse con la percepción subjetiva que se tenga de ese retorno. Se dan situaciones por las que un cambio se acoge de muy buena gana redundando por ejemplo en una reducción directa en las incidencias, pero con el tiempo o cambio de personal, se puede volver a incrementar éstas, lo que puede redundar en una oscilación periódica del valor del ROI.

➫ ROI – ERP: INVERSIÓN

Se cree que esta variable es un valor sencillo de determinar, pues inicialmente se piensa exclusivamente en el desembolso realizado para la compra del ERP, sin embargo, a poco que se analice con algo más de profundidad, intervienen multitud de otras variables. Las clasificamos en directas e indirectas.

✓ ROI – ERP: INVERSIÓN DIRECTA

Son las variables más sencillas de determinar, por constar y justificarse claramente en facturas. A tener en cuenta:

1. Importe de la compra de la/s herramienta/s software.
2. Importe de las licencias (siempre que las haya).
3. Importe de la consultoría, análisis, diseño, formación, migración, etc.
4. Importe de las infraestructuras TIC.
5. Importe del mantenimiento del software y de las infraestructuras.

✓ ROI – ERP: INVERSIÓN INDIRECTA

Determinar el valor de estas variables es bastante más complejo, pues algunos elementos son totalmente intangibles.

1. La elección de los recursos humanos es clave para minimizar la inversión. En ocasiones se asigna al personal con menos preparación y/o experiencia, por lo que su trabajo se dilata, entorpeciendo, en una vorágine de consultas, al personal más preparado y capacitado que posee el know how.
2. Pérdida de tiempo derivada de la resistencia al cambio y su consiguiente coste. Llevada al extremo, puede derivar incluso en el boicot de la puesta en marcha.
3. Costes de NO calidad derivados de incidencias. También, llevada al extremo, puede perjudicar seriamente la relación con clientes y degradar una buena imagen corporativa.
4. Dedicación de recursos humanos internos al proyecto, tanto responsables de éste como usuarios. Puede implicar contratación o subcontratación de más personal, o bien o el pago de horas extras al requerir la ampliación de las jornadas laborales. Podrían calcularse a partir del número de horas hombre (hH) por el precio de hora (Prech) de éste. (AVISO: Cuantificar el precio de hora hombre tampoco es tarea fácil). A su vez, podríamos dividirlos en:
   1. Tiempos de formación.
   2. Recopilación de datos.
   3. Alimentación del sistema.
   4. Migración de datos.
   5. Análisis y diseño de procesos con los consultores.
   6. …

➫ ROI – ERP: BENEFICIO

Determinar el beneficio que origina un servicio como un sistema de información ERP es bastante complejo, sobre todo, si atendemos a la multitud de factores que influyen. Hay que tener en cuenta que si bien se considera que tendrán un sesgo positivo, no tiene porqué ser así en todas ellas. Es decir, que a pesar que es una suma de diversas variables, no todas tendrán un valor positivo e incremental, sino que algunas pueden ser negativas, y por tanto aminorar el beneficio.

✓ ROI – ERP: BENEFICIOS TANGIBLES

Son tangibles aquellas que se pueden percibir de forma precisa, y por tanto calcular según hora hombre (hH) por precio hora (Prech).

1. Mejora en el control de stock e inventarios, lo que afecta directamente a la balanza de pagos y a la tesorería. Antes mantenía unos altos niveles de stock con el fin de evitar las roturas de éstos debido a la imposibilidad de gestionarlos adecuadamente. Hoy, puedo ajustar mejor mis stocks mínimos y de seguridad y por tanto, mejorar mi capacidad financiera.
2. Eliminación de redundancias. Tareas repetitivas en el viejo sistema se eliminan mediante procesos más óptimos, originando un efecto directo de reducción de tiempos en las tareas. Ejemplo: Antes, facturaba cliente a cliente. Ahora, se factura automáticamente todos los clientes con solo darle a un botón.
3. Reducción de incidencias. Se minimizan los errores en precios, en las entregas, en fechas, etc.
4. Reducción de procesos fuera del sistema. La mayor parte de estos procesos pasan a realizarse en el ERP, pasando a tener un carácter puramente testimonial las herramientas externas de carácter ofimático y que antes eran las que añadían valor a los procesos. Ejemplo: Antes realizaba mis cálculos de almacén fuera del sistema con hojas de cálculo, y a partir de las necesidades calculadas, las transcribía a mi sistema de información. Ahora, el ERP me muestra una relación de mis necesidades (bajo mínimos), de un golpe de vista analizo qué me aconseja el sistema pedir, genero los pedidos automáticamente y los envía por correo electrónico.
5. Reducción de tiempos. Procesos más ágiles y automatización de tareas.
6. Conectividad. Mayor integración con otras herramientas ofimáticas, CRM, BI, etc. Lo que indirectamente afectará desde la reducción del consumo de papel, a la agilidad en mailings, reclamaciones, etc.
7. Trazabilidad documental. Relación entre todos los documentos implicados en las ventas y compras. Desde el precontrato y el presupuesto hasta la factura, pudiendo acceder y navegar entre ellos de una forma rápida.

✓ ROI – ERP: INTANGIBLES

Son intangibles las de difícil determinación en valor absoluto, y por tanto, subjetiva.

1. Mejora de la imagen corporativa de empresa, y por consiguiente… más clientes, más ventas, mayor fidelización, etc.
2. Auditoría. Control de todos los cambios en el sistema.
3. Alineamiento entre los procedimientos de empresa y el ERP. Ejemplo: Antes, mi sistema me «obligaba» a realizar ciertos procedimientos «a su manera», lo que nos condicionaba a gestionar los flujos de información y procesos en base a sus restricciones. Hoy, esos procesos, están prácticamente alineados 100% entre ERP y empresa, son más naturales y nos permiten más margen de maniobra.
4. Seguridad. Mayor integridad de datos, seguridad externa, y sobre todo, seguridad interna: roles de usuarios, menús personalizados, niveles de acceso, grupos de restricción, acceso a datos sensibles por usuarios, etc.
5. Adaptación a la internacionalización del negocio. Ahora, el ERP está alineado con las necesidades inherentes a la deslocalización.

CÁLCULO DEL ROI – ERP

Todos los factores mencionados, tanto los de inversión como los de beneficios, así como otros que pueda el usuario contemplar, pueden ser integrables en una simple hoja de cálculo con la que estimar el retorno de la inversión. En este caso, y a modo de ejemplo, y con valores también de ejemplo, desde el siguiente enlace puede descargar hoja de cálculo para la estimación del ROI para un ERP.

CONCLUSIÓN

En ocasiones, la percepción de los inversores del proyecto, incluso de los usuarios, es que la inversión en éste no ha sido totalmente satisfactoria, sobre todo cuando no se perciben resultados espectaculares, y además, porque somos muy dados a acostumbrarnos rápidamente a lo positivo del nuevo sistema y a las mejoras que han supuesto, pero enseguida las olvidamos como si hubieran estado ahí toda la vida. Establecer unas métricas, aunque no estén normalizadas, que nos permitan saber en qué situación se está en cada momento, es la única forma de comparar y apreciar resultados. No hacerlo, nos hace esclavos de la subjetividad del personal.

Y como decía al principio, el hecho de no tener una simple fórmula matemática que nos dé por resultado un valor exacto, no ha de evitar el esfuerzo de obtener un valor aproximado, incluso iterativo que nos permita ir mejorando ese valor.

Finalmente, la información y la inmediatez y agilidad con que puede ser tratada esa información en un ERP, es el verdadero retorno de la inversión.

Autor: Sergio Martínez

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