ERP: Migración manual o automática de datos

Toda puesta en marcha e implantación de un ERP conlleva un enorme esfuerzo por todas las partes implicadas en el proceso, y no me refiero solamente a los recursos económicos (incluidos los costes ocultos) que pueden ser muchos, sino al de los recursos humanos involucrados. Ese esfuerzo se traduce, cuando menos, en horas de trabajo por parte de los usuarios para poblar el nuevo sistema.

Sin embargo, a la hora de proceder a una migración de datos, debemos observar de qué tipo de información partimos, pues en ocasiones, nos encontramos con información:

• Obsoleta: clientes, productos, proveedores, etc, sin movimiento durante los últimos años.
• Incongruente, sin consistencia: la integridad referencial no es tan habitual como podría parecer, artículos con familias inexistentes, clientes con comerciales que se han eliminado, materiales con tarifas de proveedores descatalogados, …
• Desorganizada: información dispersa entre ERP anterior, hojas de cálculo, y otras herramientas ofimáticas.
• Inexistente: se desea alimentar el nuevo ERP con información que no se ha recopilado nunca, ya sea listas de materiales, hojas de ruta de fabricación, toma de tiempos en planta, clasificaciones de productos, etc.

Decidir si ingresar al nuevo ERP antiguos clientes, productos, proveedores, etc. suele ser una decisión no siempre fácil. Los usuarios que realizarán el trabajo de poblamiento de datos, son los más reacios a migrar cualquier dato que no sea imprescindible, y los que suelen ofrecer más resistencia al cambio. Por el contrario, los usuarios que no les corresponde esta tarea y el esfuerzo de ingreso y adecuación de los datos prefieren disponer cuanta más información mejor, aunque sea de dudosa utilidad. De esta forma aseguran su disponibilidad futura.

En este punto, el trabajo del consultor es muy  importante. Deberá marcar una serie de directrices de cómo y qué datos migrar, muchas veces tratando de facilitar un arranque que no se eternice por la introducción de éstos, pero asegurando que los datos imprescindibles para la puesta en marcha estén asegurados. Este punto es especialmente delicado, pues en ocasiones la experiencia nos demuestra que dato no introducido en la fase inicial, termina no gestionándose nunca.

La otra posibilidad suele ser recurrir a una empresa externa o a la propia prestadora del servicio para que  realice una migración de datos parcial y selectiva de la información mínima para la puesta en marcha.

Este recurso es tan habitual como poco recomendado por varias razones:

• Las equivalencias entre ambos sistemas suele ser bastante pobre, de tal forma que automatizar los procesos de migración de datos implica el desestimar casuísticas particulares y por tanto una pérdida importante de información.
• Los usuarios dan por buenos los datos migrados sin realizar las pruebas y validaciones necesarias, por lo que en un entorno de producción real surgirán incidencias inevitablemente.
• La migración suele «heredar» viejas costumbres, procedimientos y rutinas de trabajo, por lo que se traslada al nuevo ERP las mismas carencias que en el sistema anterior.
• Los procesos de migración manuales implican un aprendizaje y adaptación del usuario al nuevo sistema, por lo que éste se reduce ostensiblemente en el caso de una migración automática. Lógicamente, estas carencias se sufren de nuevo en la fase de producción.
• La migración manual origina dudas sobre los procedimientos actuales y futuros de trabajo, por lo que se buscan alternativas junto a los consultores que podrán ir mejorando éstos para lograr así, no un cambio de ERP, sino un cambio importante en cuanto a la organización del trabajo y los procesos. Hacerlo de forma automática implica renunciar a estas posibles mejoras.
• El coste económico suele ser elevado. Sí es cierto que el esfuerzo de los usuarios traducido en horas de trabajo suele ser elevado, pero la subcontratación del servicio supone en la mayoría de casos un coste muy importante, teniendo en cuenta además que muchas empresas firman claúsulas de exención de responsabilidad sobre la calidad de la migración. Esto puede parecer extraño, pero en ocasiones, es una forma de tratar de evitar migraciones muy complejas y sin ninguna garantía de que los datos de partida den lugar a unos datos aceptables y válidos para el nuevo ERP.
• La migración manual de datos permite realizar pequeñas introducciones básicas de información con el fin de reproducir los procesos en un sistema preproducción, por lo que cualquier error puede corregirse fácilmente realizando los cambios pertinentes. La migración automática de datos no admite estos «muestreos», un error sucede para todo el sistema, por lo que cualquier corrección involucra a todo el sistema de información, llevando en ocasiones a reiniciar todos los procesos nuevamente.

La migración de datos automática queda justificada en casos como:

• Caída y falla generalizada del sistema y sin posibilidad de recuperación. Puede parecer exagerado pero no es el primero que sucede.
• Cese planificado del servicio por parte del proveedor. En este caso, se marcará la fecha de puesta en marcha y se realizará un cronograma inverso con el fin de marcar los principales hitos del proceso de implantación. En paralelo se trabajará la migración automática cuando los plazos son muy cortos.
• Cambios de versión de un mismo ERP, o en su defecto, ERPs distintos del mismo fabricante. En ocasiones los cambios en los procesos del cliente pueden conllevar una mejor adaptación a otro producto del mismo fabricante del software, donde normalmente suele haber bastantes equivalencias, y por tanto, las garantías de la migración son mucho mayores.
• No se puede disponer de personal para la introducción y adecuación de la información.

Sea de una forma u otra, hay que estar muy seguros de qué opción elegir una vez elegido un ERP, incluso puede que la decisión se decante por un sistema que admita migración de datos automática o no, porque uno de los peores peligros durante un proceso de implantación es el cambio en la decisión de introducir los datos de forma manual, a por falta de tiempo y exigencia por parte de los responsables del proyecto, de acelerar el cambio realizando la migración de datos automática. Esta aparente simple decisión puede conllevar al éxito o fracaso de un proyecto.

Estoy seguro que hay más razones para justificar una migración de datos manual o automática, os invito a participar en la sección de comentarios y aportar cuantas consideréis. Si estás de acuerdo, puedes dejar un comentario. Si no lo estás, déjalo también, me será más útil.

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