Principales funciones en soluciones de tipo ERP II o ERP extendido

Dirección (D): En los últimos informes, hemos revisado las diferencias entre las distintas estrategias posibles en la elección del software de gestión, desarrollo a medida, sistema heredado, best o breed, o ERP. Al parecer, la solución idónea era la que conducía a la implantación de un ERP.  Ante esta situación, cabía analizar las ventajas e inconvenientes de un ERP Open Source, frente a los beneficios y restricciones de un software propietario. En este punto, es difícil tomar una decisión pues desconocemos las distintas soluciones que hay en el mercado y nuestra búsqueda está encaminada a encontrar una solución de ERP integral que cubra la mayor parte de las necesidades estratégicas, funcionales y operativas de la empresa XYZ.

Sergio Martínez (SM): Para situarnos en situación, hagamos una breve introducción del significado de empresa extendida, y por analogía, de ERP extendido o ERP II.

Tradicionalmente, las empresas han sido entes autónomos cuyo objetivo era maximizar ventas y/o beneficio en base a lograr productos mejores y más competitivos. Ese modelo ofrecía muchas limitaciones dado el esfuerzo que se realizaba en solitario.

Al igual que en un ser vivo es necesario que todo los órganos funcionen de forma sincronizada y según su función (el deterioro de un órgano puede conducir a la extensión del problema al resto de órganos por sobreesfuerzo o sobreexplotación), en el ámbito de la empresa se hace necesario un alineamiento de objetivos y esfuerzos de todos los actores que interactúan en ella, tanto los actores principales (trabajadores, socios, dirección, …) como los secundarios (proveedores, clientes, consumidores finales, …).

El modelo de empresa extendido está relacionado con una economía basada en el conocimiento y el desarrollo sostenible, interconectando las empresas involucradas en todo el ciclo de vida del producto de una forma más horizontal, frente al modelo vertical desarrollado tradicionalmente. Según este modelo, se generan sinergias al aunar esfuerzos de todos los interlocutores que redundan en un modelo más eficiente de gestión empresarial. Asimismo, el hecho de compartir el conocimiento entre todos los integrantes de la cadena, permite captar la innovación de los proveedores con el fin de integrarla y así optimizar los procesos propios, así como adecuarlos a las verdaderas necesidades de los clientes. Y por último, si los costes para sincronizar todos estos esfuerzos y alinearlos son altos, más altos serán los de  atender los errores y las incidencias con proveedores y clientes que ocurrirán inevitablemente si no lo están (basta imaginar un producto sin éxito en el mercado o un producto con mucho éxito pero sin margen de beneficio alguno). Se trata de conseguir un modelo colaborativo win-win para todos los involucrados, frente a un modelo en el que muchas empresas siguen obstinadas de «Yo gano, tú pierdes».

El modelo de ERP extendido se basa en la integración de todas las tecnologías existentes en herramientas de gestión empresarial para facilitar ese entorno colaborativo de conocimiento e información, a través del Back Office (ERP y portales B2B y B2E), del Front Office (CRM, B2C, …) y del resto de herramientas que proporcionan la transversalidad entre todos los involucrados (ECM, BPM, BI, SCM, …).

SM: Después de esta introducción, veamos cuales son esas tecnologías necesarias a implantar en XYZ que satisfagan esas necesidades estratégicas, funcionales y operativas. Se hará especial hincapié en las características vinculadas a la proyección internacional que está adquiriendo XYZ en los últimos años.

Dadas las carencias funcionales y operativas de XYZ en el ámbito de las herramientas de gestión empresarial, se requiere la adopción de una estrategia best-of-suite, complementada con unas pocas herramientas «satélites» que propicien una mejora competitiva de la empresa. Actualmente, el escenario en el que se encuentra XYZ por la falta de información fiable y actualizada, de forma resumida es:

1. Proyección internacional.
2. Inaccesibilidad al mercado del consumidor final.
3. Escaso control sobre las filiales.
4. Pérdida de competitividad en sus productos.
5. Roturas de stock frecuentes.
6. Información inaccesible para gerencia y comerciales desde el exterior.
7. Sobrecostes muy importantes por tareas sin valor: consolidación de inventarios, de balances, de ventas, aprovisionamiento manual, archivado documental, dispersión de información…

Vistas éstas, y otras muchas carencias, consideramos que la opción más viable es la adopción de una estrategia de implantación de un ERP extendido, el cual habrá de cubrir estas carencias, así como preparar  XYZ para un futuro más competitivo y dinámico. Sería conveniente implantar los distintos subsistemas de información en el orden que indicamos a continuación, primero los que atañen al Back Office (a+b), a continuación los concernientes al Front Office (c+d) y por último los que poseen un carácter más transversal (e+f).

a. Enterprise Resource Planning (ERP) (solución a 1,3,4, 5 y 7)

El ERP representa el core de todas las herramientas. Éste ha de satisfacer el cumplimiento de algunos requisitos imprescindibles en XYZ y que vamos a desglosar. Es de obligado cumplimiento comenzar por aquí.

• Gestión de Ventas y Gestión de Compras (solución a 1 y 3).
  • Multiempresa. Nos permitirá disponer la información de forma individual y de forma consolidada.
  • Multiidioma. La expansión internacional requiere de un sistema que admita la traducción no solamente de la interfaz, sino de los productos, materiales, etc.
  • Multidivisa. En la misma línea anterior, abordar nuevos mercados conllevará inevitablemente vender y/o comprar en distintas monedas.
  • Multialmacén. Hay que gestionar diversos almacenes, entre los que se encuentran las subsidiarias comerciales y puede que en el futuro requieran de un pequeño almacén que suministre directamente a los clientes internacionales. Es posible que en un momento dado, se tenga también que controlar almacenes en depósito en clientes o en proveedores.
  • Control de calidad y vinculación con gestión de incidencias. Tipología de incidencias, soluciones a éstas, costes relacionados, órdenes de recogida/entrega, …

• Gestión de la cadena de suministro y Producción (Supply Chain Management – SCM) (solución a 4, 5 y 7). Su alcance incluirá la Planificación de requerimientos de materiales (Material requirements planning – MRP) y sería aconsejable que el sistema posea como opción la Planificación de recursos (Manufacturing resource planning – MRP II), por si en un futuro XYZ quisiera controlar la disponibilidad de mano de obra versus la capacidad productiva.
  • Emisión órdenes de fabricación por sección, máquina u operario. Hojas de ruta de fabricación.
  • Control de disponibilidad de producto acabado.
  • Fabricación contra stock o contra cliente.
  • Aprovisionamiento automático a partir de las necesidades individuales o consolidadas, a través de la definición de stocks mínimos, de reposición, de seguridad, lotes mínimos, multiplicidad de lotes, etc. Capacidad para generar los pedidos de forma autónoma.
  • Alertas automáticas al responsable de aprovisionamiento de stocks críticos.
  • Control de costes de fabricación.
• Módulo contabilidad + financiero. Esta parte suele ser bastante estándar, aunque habrá de disponer de la opción multiempresa con la finalidad de consolidar cuentas, contabilización multimoneda, balances, …
  • Contabilidad general.
  • Contabilidad analítica y presupuestaria.
  • Tesorería.
  • Libros oficiales, modelos CSB, …

b. Business to Employee (B2E) (solución a 7)

La necesidad de disponer de información centralizada de la empresa a todos los niveles reduciendo la duplicidad de la documentación, ya sea en forma de manuales de calidad, instrucciones técnicas, videos de los procesos productivos, dossiers y catálogos comerciales, etc, permitiría incrementar la eficacia de los empleados mediante entornos colaborativos. Particularmente tengo predilección por Zoho, aunque se podría realizar mediante una wiki o incluso un gestor de contenidos (Content Management System – CMS).

c. Business to Consumer (B2C)  (solución a 2)

XYZ desea abordar la venta al consumidor final, así que podría acometerse a través de herramientas externas, siempre que el ERP extendido o ERP II no la incluya. Existen multitud de ellas en el mercado y altamente configurables, y con posibilidad de usar conectores que integren con el ERP. Se abriría así un nuevo canal de venta que permita hacerlo con mejores condiciones y de forma más competitiva.

d. Customer Relationship Management (CRM) (solución a 6)

Realización de acciones de marketing a través de campañas comerciales y análisis del retorno de éstas. Por supuesto debe ser una tecnología con disponibilidad 24×7, pues requerirá la atención de los comerciales desde los distintos países y horarios. Entre otras funcionalidades podrían organizar agendas de visitas, integración de clientes potenciales, resultado de la distintas interacciones con los clientes, etc.

e. Business Intelligence (BI) (solución a 6)

La carencia de información fiable y actualizada se resolverá con la implantación de los módulos anteriores, sin embargo, el alcance del BI implica la obtención de la información de una forma más ágil, interactiva y amigable para el usuario. Se deberán desarrollar cuadros de mando,  al menos en las áreas:

• Comercial. Ventas por fechas, países, zonas, clientes, productos, etc., y combinación de todos ellos: productos que no se venden en una zona, clientes que han dejado de comprar un producto, comparativa mes a mes, año a año, familias de productos, etc.
• Gerencial.  Al cuadro comercial habría que añadir el parámetro del comercial y el jefe de ventas, así como balances, ratios, flujos de caja, impagados, riesgo, etc.
• En el futuro podrían añadirse otros cuadros vinculados a la cadena de suministro y a producción.

f. Enterprise Content Management (ECM) (solución a 7).

Las empresas ven penalizadas su rendimiento debido a la gran cantidad de documentación que se mueve a diario. No es solo archivar, sino a posteriori, recuperar la información original. El hecho de localizar la documentación vinculada a un pedido, una factura, un recibo, etc, conlleva una labor que en ocasiones implica horas. La posibilidad de vincular a cada registro en el sistema los documentos que lo justifican, permitirá una localización ágil y fiable, disminuyendo además costes en papel y en tareas irrelevantes.

Para minimizar el impacto económico y la resistencia al cambio de los usuarios, la implantación debería realizarse de una forma gradual, estableciendo como hitos cada uno de los puntos anteriores.

El siguiente paso sería determinar qué suites ERP extendido en el mercado pueden ofrecer la funcionalidad total requerida por XYZ o en su defecto aquel que cubra el mayor número de necesidades y complementarla con otras que integren de forma óptima.

Autor: Sergio Martínez

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