Minimizar el riesgo de fracaso en implantación ERP

No existe una fórmula ideal para evitar el fracaso en un proyecto de implantación de un ERP, pero sí existen factores que nos pueden ayudar a estar más cerca del éxito. Es por ello imprescindible abordar un cambio de la forma más realista posible, teniendo en cuenta las propias limitaciones tanto del cliente, pero también las del propio software y las de la empresa implantadora. Es por ello que podemos seguir unas mínimas recomendaciones:

• Arranque step-by-step. Abordar solo los módulos necesarios para cubrir las áreas core del negocio, y a posteriori, ir implementando en nuevos proyectos, nuevos módulos.
• Ser coherente con los plazos necesarios para cada fase, y dejando algún margen de seguridad.
• Elección de los key users
• Levantamiento de todos los requisitos a implementar en el nuevo sistema, pero sin perderse en los detalles que suponen casuísticas extrañas o poco habituales. Éstos suelen requerir desarrollos complejos que retrasarán la puesta en marcha y el coste del proyecto. Ser coherente y solicitar solo aquello que realmente aporte valor al negocio.
• El uso de metodologías de desarrollo de prototipado facilita la asimilación del cliente, así como el sentido de pertenencia (o afinidad) respecto de los desarrollos. Ello permite además aportar una cierta tranquilidad al cliente respecto a las garantías de funcionamiento según sus necesidades.
• Migración de datos, solo lo necesario. En ocasiones se tiende a trasladar íntegramente los datos de un sistema a otro, lo que ocasiona trasladar herencias y obsolescencias que condicionan el nuevo funcional.
• Implicación de dirección. Si no hay un seguimiento y coordinación tanto del nuevo proyecto de implantación del ERP como de la reasignación de recursos para redistribuir el trabajo de los usuarios clave, el proyecto está condenado al fracaso.

• Gestión del cambio. “Embarcar” a los usuarios en el proyecto y que “remen” en la misma dirección no siempre es fácil, pero si no se realiza una adecuada gestión del cambio, el proyecto quedará a medias o incluso fracasando. Importante pues, la comunicación y el seguimiento.
• Acompañamiento del proveedor en la fase de arranque.
• Documentación. No es imprescindible, pero facilita el proceso post-arranque.
• Consultoría especializada. Personal en el equipo consultor con experiencia en proyectos de igual sector y tamaño (o similar).
• Entregables en cada fase. Aunque no debería ser muy relevante, la realidad es que una firma por parte del cliente le “compromete” a la validación de cada una de estas fases.

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