Implantar un ERP en 2 meses, ¿es posible?

Últimamente encuentro, en más ocasiones de las deseadas, frente a un cliente potencial, el mensaje de que no entiende porqué no se puede implantar un ERP en 2 meses y el porqué ha de costar tanto tiempo. Yo no prometo nunca nada por debajo de los 6, o incluso los 12 meses dependiendo del compromiso que vea del cliente, así como de los módulos a implantar. La necesidad de vender no justifica promesas imposibles, sin embargo, es un recurso muy usado últimamente por parte de algunos proveedores con la finalidad de conseguir «captar» al cliente y luego «Dios proveerá».

Hay una posibilidad, y es que realmente no sea un ERP, o que los módulos a implantar sean muy reducidos (implantar un módulo de gestión de ventas y de contabilidad) induce a pensar que se ha implantado un ERP. Y aun así, me resisto a pensar que se puede hacer en 2 meses.

Si bien que un proveedor pueda disponer de 2 meses con dedicación plena a un proyecto no es nada difícil, conseguir ese compromiso por parte del cliente es prácticamente imposible, por varias razones:

1.- El volumen de asimilación de información es muy importante. La formación requiere de su tiempo y es clave para una buena implementación del software y de los procesos.

2.- La introducción manual de datos requiere de personal cualificado y con conocimiento de las reglas del negocio de la empresa. No basta con contratar a una persona para esa labor. Si bien puede ayudar, la información introducida ha de ser revisada y auditada por personal cualificado.

3.- Para agilizar el proceso, se tiende a realizar migraciones de datos. Si la migración no se hace con un análisis y estudio previo, y su manipulación ulterior por parte del personal de la empresa, el resultado será la herencia de viejos problemas en el nuevo sistema. He visto muchos casos de  puesta en marcha donde los datos se encontraban tal y como se migraron, sin una sola revisión ni modificación.

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4.- La consultoría no consiste solo en «adoctrinar» a los usuarios en el manejo y su adaptación al ERP. Una buena consultoría requiere de análisis de los flujos de información, de modificación y cambio de los que no están funcionando y de nuevas propuestas de mejora para ellos. En ocasiones, el ERP en su versión estándar no resuelve esas casuísticas o procesos y puede que requiera de la implementación o desarrollo de algún módulo adicional, lo cual, requiere su tiempo de integración con el ERP.

5.- Reducción de la carga de trabajo en las tareas habituales. El personal que se dedica a preparar la puesta en marcha tiene otras tareas diarias, que normalmente ya le absorbían el 110% de su tiempo. Y la nueva tarea adicional no lleva aparejada una reducción en otras. El resultado es la procrastinación de las tareas relacionadas con el ERP, pues el día a día marca las urgencias y lo prioritario.

6.- Recopilación de la información a introducir. La información que poblará el nuevo ERP proviene de varias fuentes en el mejor de los casos, otra hay que recopilarla porque no existe y otra hay que medirla previamente (tiempos, consumos, etc.).

7.- Por desconocimiento de lo que es y lo que supone una implantación de un ERP. Un caso que nos sucedió hace unos meses: La última semana de julio nos llegó un cliente con la intención de arrancar el ERP la primera semana de septiembre, teniendo en cuenta que se iban de vacaciones 20 días en agosto. O sea, que «estaban dispuestos» ¡a dedicarle una semana!. A día de hoy apenas le han dedicado tiempo al nuevo sistema, y evidentemente no han arrancado.

Por tanto y por si no queda suficientemente claro el porqué después de estos motivos, aclaro mi posición:

NO se puede implantar un ERP en un plazo de 2 meses. (Publicar tweet)

Pincha el link si quieres seguir leyendo un caso real ‘Demora en la implantación del ERP’

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