El fenómeno de la verticalización – sectorización del ERP

Durante los años 90, los fabricantes de software de gestión empresarial se encontraban inmersos en la extensión del concepto de ERP a todas las áreas de la empresa (financiero, contable, producción, recursos humanos, etc.). Una vez cubiertas todas estas áreas, a partir del año 2000, esos mismos fabricantes optaron por incorporar herramientas que propiciaran la integración entre los distintos stakeholders de todo el proceso (proveedores, empresa, trabajadores, clientes, consumidores finales, etc.), permitiendo una colaboración más horizontal entre todos ellos. Sin embargo, las herramientas de software de gestión empresarial seguían teniendo un cierto carácter generalista con la intención de abarcar un mercado lo más amplio posible.

Desde hace unos pocos años, los fabricantes comienzan a detectar la necesidad de sectorizar (o verticalizar) sus soluciones con la finalidad de entregar soluciones «llave en mano», con implantaciones más rápidas aplicando un conjunto de bests practices (las mejores prácticas) en el sector, y con costes más razonables. Nacía el fenómeno de la verticalización o sectorización del ERP.

Para ilustrar el fenómeno de la sectorización del ERP, lo haremos a través de algunas características (solo algunas) de funcionalidad y usabilidad que deberían considerarse en un sector económico determinado.

Imaginemos un sector de fabricación que sea muy dinámico en el ámbito de la innovación, comercialización, distribución y fabricación. Ese dinamismo se traslada en el día a día en cuanto al servicio al cliente. Los plazos de entrega son muy cortos y los ciclos de de fabricación de producto son muy ágiles también, desde la primera fase hasta la última de fabricación transcurren muy pocos días o incluso horas. Esa «urgencia continua» invade el día a día, por lo que las herramientas de gestión empresarial deben ser ágiles y adecuadas para esa criticidad continua. 

Verticalización – sectorización del ERP

Veamos algunos de esos ejemplos:

• Multiplicidad de referencias.
  • Problemática: Cada artículo lleva asociados unas 20 combinaciones de medidas, por lo que crear una nueva referencia puede ser una labor muy ardua si no existen herramientas adecuadas para gestionar en paralelo y a la vez todas esas combinaciones. Mantener de forma asíncrona 20 listas de materiales, 20 hojas de ruta de fabricación, 20 tarifas, etc, implica un tiempo del que no se dispone.
  • Solución: La herramienta ha de disponer opciones para explotar, a partir de una referencia, el resto de medidas, teniendo en cuenta que los consumos de escandallo, costes, tiempos, etc. son formulables y dimensionables en base a las medidas externas del producto. Asimismo, opciones para permutar, eliminar, insertar, etc, masivamente elementos entre todas las referencias se hace imprescindible ante cualquier cambio o actualización.
• Configuración producto.
  • Problemática: A las combinaciones anteriores hay que sumar parametrización del artículo según necesidades del cliente. Un artículo determinado puede disponer como variables, el tipo de pata, la tela, un tipo de mecanismo, un tipo de cristal, etc. Todos estas características configuran un producto único en cada pedido, pero no pueden suponer una referencia distinta, pues generaría una multiplicidad de referencias imposible de mantener.
  • Solución: Mediante la parametrización de las propiedades como elementos variables en escandallos, la elección de un valor de propiedad (o característica) u otro puede realizar las permutas correspondientes generando referencias de productos «virtuales» que no son necesarias mantener. Desde el punto de vista de tarifas, determinadas propiedades o valores de esas propiedades pueden incurrir en incrementos o decrementos de precio sobre la tarifa base. Desde el punto de vista de almacén, se gestionan las referencias «virtuales».
• Replanificación órdenes fabricación.
  • Problemática: La necesidad de los cambios en las órdenes de fabricación debido a las urgencias continuas implican un descontrol en las operaciones, máquinas, operarios y secciones.
  • Solución: Posibilidad de realizar cambios sobre la marcha en la hoja de ruta de fabricación predefinida. Cada cambio se recibe automáticamente en la tablet del operario (no hay que «pasearse» por todos los puestos de trabajo cambiándoles la documentación de la orden de fabricación).
• Almacenes.
  • Problemática: Puesto que no es posible disponer de un almacén sobredimensionado, ni por espacio físico de almacén, ni porque financieramente sería soportable, se producen continuas roturas de stock, tanto en almacén de materia prima, como de semielaborados.
  • Solución: Análisis, monitorización y escucha continua de stocks de almacén y cotejo con stocks mínimos y de seguridad, con el resultado de reaprovisionamiento y pedidos a proveedor automáticos (u órdenes de fabricación internas automáticas). Los pedidos «suben» automáticamente al portal B2B y el proveedor recibe al instante un correo indicándole que tiene nuevos pedidos.
• Productos especiales.
  • Problemática: Medidas especiales de producto acabado. Las medidas especiales, fuera de catálogo, requieren un esfuerzo extra: crear una nueva referencia comercial, con su escandallo, su hoja de ruta, su tarifa, etc. Cada día, se dan multitud de nuevas medidas especiales, lo que ralentiza la operativa.
  • Solución: Como mencionábamos, entre 20-30 referencias por producto, son muchas, así que no vamos a incurrir en el error de crear más para mantenerlas. Las medidas especiales son tratadas como tal en los pedidos que así lo solicitan, generando un «despiece» virtual en base a la referencia más similar, lo que evita desviaciones de materiales y tiempos en la gestión de necesidades y de almacén, así como hojas de ruta en base al artículo padre o de referencia, etc.
• Estacionalidad.
  • Problemática: Hay varias épocas de cambios drásticos en el hábito de consumo de los productos, por ejemplo, los meses de verano y Navidad. Ello implica que los stocks mínimos y de seguridad que valen para casi todo el año, en esas épocas se desconocen y pueden implicar unos cambios muy suaves o cambios muy drásticos.
  • Solución: Posibilidad de configurar los stocks mínimos y de seguridad por meses.
• Recuentos inventario.
  • Problemática: Los recuentos de inventarios requieren días de trabajo, con el handicap adicional de que no se pueden realizar en las épocas habituales (por ejemplo primeros de año), pues es una de las épocas de más trabajo. Los recuentos suponen un par de días de parada en almacén y fábrica con la consiguiente pérdida de producción y la reducción de rentabilidad.
  • Solución: Identificación de los productos mediante tags RFID, lo que permite realizar inventario de todo el almacén en un par de horas mediante lectores móviles, almacén a almacén, y hueco a hueco. ¡Ojo! La tecnología no siempre es una aliada 100 %. En sectores donde el producto contiene metales o líquidos, se dificulta el uso del RFID, pero es posible con el análisis y consultoría adecuado.
• Cargas de camiones y contenedores.
  • Problemática: Las cargas requieren de mucho tiempo, se retrasan horas, se producen multitud de errores y requiere de personal administrativo a deshoras para realizar la documentación final (albaranes, hoja de ruta, packing list, CMR, …). Se requiere de mucho tiempo para localizar el producto acabado, prepararlo y finalmente cargarlos. Suele suceder que en el último momento sobra mercancía porque se ha completado el camión, o incluso que ha faltado mercancía para completarlo. Además, el personal que prepara la ruta, desconoce si la carga será posible entregarla a tiempo o simplemente contiene más entregas de las que es posible realizar.
  • Solución: Enlace del ERP con Google Maps, ubicando destinos, calculando distancias y tiempo necesario. Retroalimentación del ERP a partir de esos datos. Además, el RFID viene en ayuda a la problemática de localizar los productos, así como evitar errores de carga.
• Depósitos.
  • Problemática: En ocasiones se dispone de mercancía en depósito a clientes. Sin embargo, al ser un almacén que no se encuentra bajo nuestro control, se producen habituales desfases con la información que reporta el cliente sobre sus ventas.
  • Solución: Sistema B2B que permite al cliente reportar cada venta que realiza de estos productos, integrándose automáticamente en nuestro ERP.
• Servicio posventa.
  • Problemática: Los clientes no están satisfechos con el servicio posventa, a pesar que se desplaza un comercial para interactuar con el cliente y comprobar el estado del producto.
  • Solución: La fuerza de ventas dispone de una tablet, no solo para su acceso al CRM y al portal corporativo, sino también para realizar in situ una fotografía del producto y enviarla automáticamente a fábrica, desde donde se le reporta inmediatamente al comercial la decisión de retirar el producto, cambiar, reparar, etc. Además, se registra la incidencia en el sistema, lo que reduce el trabajo a posteriori.
• Riesgo financiero.
  • Problemática: El riesgo con clientes se desborda y es de difícil control. La alta periodicidad y rotación de los pedidos de cada cliente, la baja frecuencia de facturación, los largos plazos de pago y las demoras en éstos, provoca graves problemas de liquidez.
  • Solución: La medida operativa más sencilla sería agilizar la facturación, y pactar una reducción de plazos, así como reducir la relación n:1 (n-pedidos, 1-factura), sin embargo esto incrementaría costes en facturación, financieros, etc. La medida adoptada es integrar en el riesgo no solo la parte financiera, sino toda la parte de gestión pendiente (albaranes sin facturar, pedidos en fabricación, pedidos en cartera, etc.).

Nota: Hay algunas problemáticas que podrían tener un carácter más horizontal y no suponer una sectorización del ERP, sin embargo, en ciertos sectores se ven reforzadas por la necesidad de requerir acciones a tiempo real y de forma muy ágil.

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