Esta semana hablaba con el jefe de proyectos de una empresa partner con la que trabajamos y comentábamos la gran dificultad en la realización de estimaciones de los proyectos de implantación ERP cuando existe además importantes desarrollos de customización para el cliente. El objetivo a lograr en cada proyecto se reduce a realizar una estimación lo suficientemente precisa para que éste sea rentable para la empresa suministradora y a la vez siga siendo competitiva sin provocar una salida del mercado.
Comenzamos a discutir sobre algunas de las acciones a realizar tanto si eran las desviaciones positivas como si se provocaban desviaciones negativas. La finalidad no es otra que ofrecer un buen nivel de servicio al cliente a un precio justo y no incurrir en elevados desfases de márgenes positivos en favor del proveedor del servicio, o negativos en favor del cliente.
Acciones a realizar en el caso de desviaciones positivas del proyecto
En el caso de que el proyecto se encuentre con un margen elevado y por encima de nuestra estimación, es conveniente ofrecer al cliente algunos «detalles»:
- Concesiones en cuanto a mejoras funcionales no incluidas en el alcance. Entregar funcionalidades adicionales provocará una mejora en la relación con el cliente, así como la aceptación del sistema.
- Incluir formación adicional. Las carencias formativas suelen derivar en procesos mal implementados y en errores de los usuarios, lo que inevitablemente conllevará acciones posteriores durante la implantación o incluso la fase de soporte, que además minimizará la rentabilidad del proyecto.
- Mejorar la calidad de los productos entregados. Realizar testeos con mayor profundidad requerirá más tiempo pero sin duda evitará errores en el futuro.
- Realización labores comunicación y motivación. La comunicación es tan importante como que puede suponer la delgada línea entre el éxito y el fracaso de un proyecto. Comunicar el qué, para qué, porqué, etc, de las acciones realizadas en el proyecto permitirá alinear a los usuarios con éste y ofrecer menos resistencia al cambio.
- Determinar qué acciones han conducido a lograr el éxito. Conociendo el porqué se ha logrado esta desviación, podremos tratar de replicar el modelo en otros proyectos similares. Esta última no se puede considerar que mejore el proyecto del cliente pero sí permite conocer y por tanto «industrializar» el proceso de implantación exitosa.
Ejemplo de errores en la estimación
Acciones a realizar en el caso de desviaciones negativas del proyecto
Si el caso es el contrario y el proyecto está en peligro de provocar pérdidas o unos márgenes inasumibles, se puede optar por algunas acciones:
- Identificar cuales son los factores que están influyendo principalmente en una merma importante de rentabilidad. Cuanto menos, servirá para tratar de no tropezar en los mismos en próximos proyectos.
- Reducir gastos (dietas, materiales, etc.). Por ejemplo, reducir o escalonar visitas presenciales.
- Desestimar aquellas funcionalidades no incluidas en el alcance. Ello evitará sobrecostes adicionales.
- Minimizar los costes operacionales. Siempre que sea posible, cambiar los recursos humanos dedicados al proyecto. En algunos casos será recomendable poner a personal con más experiencia, o en otros, justo lo contrario, pues ello incidirá directamente en los costes.
- Productividad baja de los recursos. Es posible que el personal esté desmotivado, cansado, sin las herramientas adecuadas, etc, lo que incide directamente en su efectividad y por tanto en la rentabilidad. En este caso, mejor poner remedio (reunión de motivación, días de descanso, herramientas, …) que penalizaciones, castigos, horas extras, …
Aunque las estimaciones de los proyectos de implantación ERP suelen ser complicadas, es importante tratar de hacerlo con la mayor precisión para evitar situaciones de riesgo del proyecto.
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