ERP: Costes ocultos de implantación y puesta en marcha

La implantación y puesta en marcha de un ERP conlleva una serie de costes directos y otros indirectos que de alguna forma son más o menos evidentes, pero hay otros que no siempre se preveen y que pueden conducir al éxito o fracaso del proyecto, y que los definimos como ocultos. De forma habitual, suele considerarse que los directos suelen llevar implícitos pagos a los proveedores de los servicios, los indirectos suelen considerarse más relacionados con costes internos, y los ocultos pueden ser de ambos tipos.

Vamos a tratar de detallarlos a continuación. Si conoces alguno más que no se encuentra en esta lista, te invito a que uses los comentarios para enriquecer el debate:

ERP: Costes Directos

1. Coste de la propiedad o compra del software, en el caso de software propietario o privativo.
2. Coste del servicio, bien como mantenimiento del software propietario o como coste de una plataforma cloud.
3. Hardware necesario: servidores, puestos cliente, cambio infraestructuras redes y comunicaciones, periféricos, etc.
4. Consultoría y formación.
5. Coste de licencias.
6. Migración de datos.

1. Por parte de los operadores: formación, recolección información, introducción de datos, … Todo ello implica un coste importante a tener en cuenta, y más si esta labor extra no puede realizarse durante la jornada laboral habitual y ésta hay que ampliarla.
2. Por parte de responsables de proyecto: Reuniones «improductivas», análisis e implantación de nuevas metodologías de trabajo, nuevos procedimientos y establecimiento de nuevas reglas de negocio.

Hasta aquí se supone que los responsables y directores de proyecto, asumen como habituales e inevitables todos estos costes originados por la implantación. Sin embargo, en cada implantación, se originan los que denominábamos costes ocultos que se escapan y se encuentran fuera de control de éstos. Si bien es cierto que el trabajo de cualquier empresa proveedora del servicio que se precie de profesionalidad, debería prevenir con antelación de estos posibles costes adicionales, la realidad es que no se hace, para evitar la posible pérdida de la venta. No siempre se van a dar todos estos costes, pero es conveniente contar con alguna partida económica para cubrir algunos de ellos.

ERP: Costes Ocultos

1. Ampliaciones licencias, normalmente se termina ampliando el número de usuarios con acceso al ERP.
2. Sobrecostes de formación. En ocasiones, la formación debe repetirse y/o reiterarse, por ralentización en el proceso de implantación, por cambios de personal, por déficit de atención durante ésta (interrupciones constantes), etc.
3. Horas extras de los usuarios para la recolección, organización e introducción de datos. En ocasiones hasta contratación de nuevo personal para realizar este trabajo extra.
4. Cambios constantes en la formulación de requerimientos, que obligan a alterar los planes y estrategia del propio cambio tecnológico, llevando incluso a tener que cambiar, no solo procedimientos, sino también la reintroducción de los datos.
5. Ampliaciones de nuevos módulos. Durante la implantación se encuentran carencias que no pueden cubrirse si no es con la ampliación de módulos con prestaciones superiores o adicionales a lo contratado inicialmente (BI, CRM, módulos auditoría, …).
6. Desarrollos software no previstos en la fase de venta y análisis y que resultan necesarios para la puesta en marcha.
7. Migraciones de datos imprevistas. Las prisas por implantar y las demoras continuas de los usuarios por falta de tiempo para alimentar y preparar el sistema, conllevan a «precipitar» el cambio, para lo cual se migran datos, en la mayoría de ocasiones, obsoletos, inválidos e incoherentes para el nuevo sistema.

Mi consejo, quizá porque no soy comercial, es informar al cliente desde la fase preventa de que existirán estos costes, pues sabiéndolo, se tratarán de minimizar durante todo el proyecto planificando correctamente todas las fases. Si no es así, éstos se dispararán con el consiguiente deterioro de la relación cliente-proveedor, poniendo en riesgo su continuidad.

En cualquier caso, no hay peor y mayor coste en un ERP, o cualquier otro tipo de proyecto, que el ocasionado por una implantación errónea o incompleta, pues éstos originarán costes fijos de por vida y de difícil corrección futura. La no adecuación correcta de procedimientos de trabajo repercutirá en costes por sobreesfuerzos que no aportarán ningún valor añadido.

Si estás de acuerdo, puedes dejar un comentario. Si no lo estás, déjalo también, me será más útil.

Recibe nuevos artículos mediante suscripción por e-mail, RSS o Feedly

Email