Dirección (D): Después de analizar los siguientes informes relacionados con la necesidad de XYZ de abordar un cambio en sus sistemas de gestión empresarial…
- Elección del software de gestión: ¿Desarrollo a medida, sistema heredado, best of breed o ERP?
- Ventajas e inconvenientes del software del software libre y Open Source en la gestión empresarial
- Ventajas e inconvenientes del software privativo en la gestión empresarial
- Principales funciones en soluciones de tipo ERP II o ERP extendido
nos encontramos en el escenario en el cual en XYZ no disponemos de recursos humanos ni financieros para soportar una dilatación en el tiempo del proceso de implantación. En ocasiones, esa demora conlleva un año, o más, de trabajo en paralelo y convivencia de ambos sistemas, lo que provoca una carga de trabajo extra que en estos momentos no es soportable por XYZ.
A pesar del crecimiento de XYZ, sobre todo internacional, en estos últimos años se ha producido una reducción de personal y de capacidad financiera, por lo que a Dirección le asaltan las dudas acerca de si es el momento propicio para abordar un cambio de estas características. Algunos departamentos han confirmado a Dirección su satisfacción con las herramientas de las que disponen y discrepan sobre la necesidad y conveniencia del cambio en estos momentos.
A eso hay que sumar, algunos casos bien conocidos de NO éxito en empresas del sector. Es por ello, que entendemos que el proceso ha de paralizarse durante un tiempo hasta que se produzca una consolidación de XYZ en el mercado nacional e internacional, así como una mejora en la capacidad financiera y de recursos humanos.
Sergio Martínez (SM): La implantación de soluciones de gestión en la empresa, requiere de un esfuerzo inicial de planificación por parte de todos los stakeholders involucrados en el proyecto. En esa planificación hay que determinar el alcance del proyecto, los interlocutores involucrados, la calendarización o cronograma de las actividades a establecer, los costes de cada fase, el nivel de adecuación de los procesos entre empresa y ERP, etc.
El éxito de la implantación depende del cumplimiento de cada uno de estos ítems en el tiempo, personal y costes presupuestado. Es importante destacar que los fracasos suelen provenir de una mala planificación del proyecto, por lo que es conveniente tener en cuenta una serie de puntos claves.
Éxito o fracaso en la gestión del cambio
La preelección
- Definición de requerimientos de primer y segundo nivel. Requerimientos imprescindibles en el arranque (cubrir carencias actuales que están ocasionando a XYZ una falta de información fiable y actualizada), y requerimientos postergables para una segunda fase (no críticos) respectivamente.
- Definición del plazo máximo de entrega del proyecto.
- Cuantificación de la inversión económica prevista y tolerancia reservada para imprevistos.
- Establecimiento de la disponibilidad de personal propio para el proyecto.
El software a elegir
- Solución Open Source frente a solución privativa. Una solución Open Source puede ser tan válida como su homóloga privativa, pues suele disponer de una comunidad importante que la sustenta. El riesgo económico se reduce por la eliminación costes por licenciamiento y por usuarios. El software Open Source puede significar una inversión hasta de un 25-50% frente a un software propietario.
- Funcionalidad y conectividad. Debe ser operativo y adaptable para el usuario, de esta forma el usuario ofrecerá afrontará con mejor disposición la gestión del cambio.
- Solución escalable y modular. Ir abordando la puesta en marcha de las distintas soluciones de gestión de una forma paulatina reducirá enormemente el impacto financiero en la empresa. No es necesario estar pagando por un BI si no dispongo todavía de datos en el ERP, CRM, …
- Verticalización, adaptación y localización de la solución. Gran parte de los procesos del negocio deben estar alineados con el ERP, por lo que se hace innecesaria la inversión en desarrollos o parametrizaciones que ya estarán contemplados.
- Versiones periódicas. La existencia de una cierta periodicidad en las actualizaciones implica que es una herramienta viva, donde existe una masa crítica de clientes que permite actuar como «tractor» de la comunidad o empresa de desarrollo.
- Tecnología del software alineado con especificaciones: cliente-servidor, web; on-demand, on-premise; etc.
- Casos de éxito del software en empresas del entorno geográfico, del sector y de tamaño similar al nuestro.
El proveedor a elegir
- Número de partners suficiente capacitado para implantar el software.
- Equipo profesional que puede disponer para el proyecto.
- Casos de éxito del proveedor en empresas del entorno geográfico, del sector y de tamaño similar al nuestro.
- Sólida reputación en la implantación y/o desarrollo con la herramienta. Ello permitirá adecuar el ERP a los procesos de la empresa que no estén verticalizados o que supongan un valor adicional sobre su competencia.
- Experiencia en el sector. El conocimiento del sector facilita una implementación más ágil y certera, eliminando los tiempos de aprendizaje y adaptación del proveedor. Solemos decir que proveedor y cliente «hablan en el mismo idioma», por lo que el entendimiento es mayor.
- Garantías en el servicio. Un SLA (o acuerdo de nivel de servicio) adaptado a las necesidades de la pyme donde se acuerde el personal asignado al proyecto, la documentación aportada, formación, etc, garantiza un tránsito más cómodo al nuevo sistema.
- Implantación step by step. Una implantación por fases, aunque puede conllevar a largo plazo costes algo mayores, reduce el riesgo con el proveedor, dado que ante cualquier eventualidad con éste, podría rescindirse el contrato o abandonar el proyecto.
Nuestros recursos internos
- Equipo profesional asignado al proyecto. Interlocutores válidos, designación de responsables de área. Cualificación suficiente del personal asignado con conocimiento de las reglas del negocio.
- Designación del responsable del proyecto. Capacidad para liderar el proyecto y motivar al personal asignado a éste.
- Gestión del cambio. Implicación del personal en el proyecto con el fin de minimizar su impacto.
La elección del proyecto adecuado
- Propuesta económica del proyecto por parte de los distintos proveedores.
- Acuerdo de nivel de servicio (SLA) y servicios de mantenimiento.
- Cronograma. Definición de las distintas tareas e hitos.
- Personal asignado al proyecto: responsable proyecto, consultor senior, consultor junior, … Experiencia en implantación en empresas del sector.
- Viabilidad y conveniencia de migración datos.
- Soluciones aportadas a los distintos flujos de trabajo en la empresa.
La implantación
- Definir tipo de despliegue:
- Big bang. Requiere menos tiempo, menos costes, pero conlleva más riesgos.
- En paralelo. Trabajo simultáneo y convivencia con el viejo sistema, conlleva mayores costes.
- Step by step. Despliegue por grupos de usuarios, más dilatado en el tiempo, mayores costes, pero con menos riesgos. Éste es el adecuado para XYZ.
- Soporte del proveedor durante el despliegue.
- Formación adicional y soporte post-despliegue.
Los fracasos suelen venir de una inadecuada gestión del cambio, precisamente por no atender a estas variables.
A pesar de todo ello, el cambio y puesta en marcha no será un «camino de rosas», pero si establecemos una adecuada planificación y seguimiento de las distintas tareas, estaremos en condiciones de lograr los objetivos requeridos por XYZ para cubrir las carencias en las áreas actuales y las necesidades futuras con el fin de lograr ser una empresa más moderna y competitiva.
Asimismo, de esta forma, se evitará el sobredimensionamiento de las soluciones de gestión empresarial, que en muchos casos les ha condenado al fracaso anticipado.
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Está claro que todos tememos el cambio, cuando decidimos dar el cambio hacia otro gestor de software, estuvimos a punto de volver hacia atrás ya que el proceso es muy complicado, pero hoy en día es lo mejor que pudimos hacer, nos agiliza todos los procesos en la toma de decisiones