¿Reporting o Business Intelligence?

Hace unos meses, mostraba a un cliente el módulo de Business Intelligence. Ciertamente fue una presentación algo forzada, pues desde el principio no había destacado precisamente su interés por la herramienta. Como no nos dio mucho tiempo para la presentación, tuvimos que ahorrarnos los preámbulos sobre las desventajas del reporting vs el Business Intelligence, y fuimos directamente «al grano». No es algo habitual saltarse esos preámbulos, pues predisponen al cliente a recibir la información tal y como nos interesa mostrársela, así que todas las ventajas derivadas de las herramientas de Business Intelligence quedaron a merced de la interpretación del cliente.

Y de hecho, su interpretación fue tal (influida también seguramente por nuestra mala exposición), que comentó que seguía prefiriendo su actual sistema de reporting a nuestro módulo analítico. Así que, por si me lee -me consta que lo ha hecho algunas veces-, aquí una breve relación de aspectos a considerar.

En la mayoría de las corporaciones se sigue minusvalorando el coste del reporting, sobre todo cuando éste se consigue a través de un proceso manual. El esfuerzo continuado y periódico para obtener los datos conlleva:

• Un coste directo «oculto» para la empresa al requerir un gran número de horas/hombre.
• Una pérdida de competitividad, al dedicar sus recursos en tareas de escaso valor.
• Retraso en las actividades generadoras de valor al dilapidarse tiempo en otras.
• Limitaciones en la información a pocas áreas funcionales de la empresa.
• Escasa integración entre los datos.
• La información es «cerrada» y con gran dificultad para su explotación en base al criterio del usuario final.
• Dan información, en la mayoría de casos, muy detallada y poco agregados, por lo que es difícil obtener «visiones globales».

El sistema de reporting es, por tanto, muy estático. La información puede quedar obsoleta en el momento de disponer de ella, dado que no puede sufrir actualizaciones. Además, si en un momento, a partir de unos datos, se requiere profundizar más en esa información, implica generar nuevos informes que ratifiquen o desmientan ésta, lo que conlleva enormes esfuerzos adicionales. Los sistemas de reporting son herramientas reactivas, pues generan acción una vez se han completado los informes. Podríamos decir que responden a una estrategia pull.

Business Intelligence (Fuente)

Todas estas limitaciones condicionan la toma de decisiones, o por lo menos no la hacen ágil, lo que redunda en una pérdida de competitividad y rentabilidad.

Los sistemas de Business Intelligence (BI) vienen a salvar la mayoría de estos condicionantes, permitiendo una automatización en los procesos de obtención de la información y transformándola en conocimiento. Podríamos decir que responden a una estrategia push. Algunas de sus ventajas:

• Reducción e incluso eliminación de los recursos necesarios para la obtención de la información. De esta forma, los usuarios pueden centrarse en sus actividades principales y otras que aporten valor al negocio.
• Reducción de costes. Las tareas repetitivas para la obtención de la información se eliminan.
• Reducción de errores. Una mayor anticipación en la toma de decisiones (debido a una más rápida disponibilidad de la información) lleva implícita una reducción de errores provocados por decisiones precipitadas y sin elementos de información.
• Alcance a todos los usuarios. Aunque con sus limitaciones y restricciones por perfiles de usuario, BI permite alcanzar todas las áreas funcionales de la organización.
• Múltiples dimensiones y métricas. Permite al usuario final definir sus propias consultas ad hoc.
• Gran interacción entre los datos: agregación, desagregación, segmentación, etc. Ello permitirá disponer de muchas visiones distintas a las ofrecidas por un sistema de reporting tradicional.
• Unificación en un sistema de toda la información de interés para la organización a través de la consolidación de las diversas fuentes transaccionales existentes. Con este repositorio único se evita redundancias y duplicidades, así como un entorno único y comprensible para los usuarios.

Un sistema BI es altamente dinámico y ágil, con información a tiempo real (o casi), y con una gran integración e interrelación entre los datos. En definitiva,el Business Intelligence es una herramienta «proactiva» y permite anticipar decisiones en el entorno de la organización.

Muchos ERP disponen de herramientas de informes, sin embargo, se encuentran muy lejos de la dinamicidad que aporta un BI. El dato «atomizado» y en detalle es la fortaleza del ERP, pero se convierte en debilidad conforme pretendemos obtener agregaciones e interrelaciones entre los datos de forma ágil.

(En el Master en Software Libre de Gestión: Open Source & ERP II, estamos analizando situaciones como la que aquí acabamos de mostrar).

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