¿ Obsolescencia de ERP? Se entiende por obsolescencia la cualidad de anticuado o inadecuado a las circunstancias actuales, según la RAE. En un ERP, el concepto es fácilmente cualificable y difícilmente cuantificable, y tanto más, según la perspectiva del proveedor del servicio o del cliente.

Hace unos días, y junto a un compañero, visitábamos un cliente potencial con la finalidad de ofrecerle nuestros servicios de implantación y consultoría de un ERP orientado a su sector y que partía de un ERP obsoleto  y poco funcional.

El cliente nos sorprendió con unas preguntas que, a pesar de no ser desconocidas para nosotros, no supimos responder en ese momento de una forma clara.

¿Y por qué habría de cambiar de ERP si no tengo amortizado mi sistema actual?
¿Cual es el momento en que se debe cambiar de ERP?
¿Por qué mi ERP está obsoleto?

Las preguntas no siempre tienen una respuesta fácil, ni mucho menos estandarizadas, pues dependiendo de tu interlocutor, éstas han de tratar de responderse de distinta forma en función de las necesidades del cliente, pero sobre todo y lo más importante, según las experiencias anteriores. Si no se conocen esas experiencias previas o las carencias que sufre o ha sufrido, es difícil que tu exposición surta efecto.

Finalmente salvamos la presentación con variedad y multitud de respuestas -ese día nuestra agilidad mental brillaba por su ausencia, la verdad-. Ello me ha llevado a tratar de dejar por escrito las razones por las que considero es el momento de abordar un cambio de ERP. Aunque puede haber muchas relacionadas con el proveedor del software y otras de cariz muy distinto, enumeraremos algunas por las que proceder al cambio debido a su obsolescencia.

➫ Exportación e importación

Comenzar a exportar y/o importar requiere de un módulo específico de su ERP. Si éste no lo posee, requerirá de mucho tiempo a los usuarios para preparar toda la documentación necesaria para cada operación, y con poca probabilidad de reutilizarla para pedidos futuros.

• Uso del multiidioma para traducir continente (formatos de presupuestos, albaranes, facturas,…) y contenido (artículos, materias primas, …). Incluso herramientas para facilitar esas traducciones.
• Uso de la multidivisa para emitir documentación en otras monedas.
• Documentación específica, tales como packing-list, carta de portes internacional (CMR), cartas de crédito, etc.

➫ Control de almacén

No todo ERP tiene resuelto el control de almacén de la forma deseable para una empresa. A veces, pensamos que sí y que no es tan complicado que un ERP gestione correctamente los movimientos de almacén, pero no todos permiten el control adecuado a cada casuística concreta. Igual es necesario manejar lotes, inventarios por fecha de caducidad, trazabilidad de cada unidad, ubicación en huecos de almacén, etc. Quizá mi empresa requiera de un control mediante dispositivos móviles -por ejemplo PDA’s industriales- u otros terminales y el ERP actual no lo permita. Quizá requiera de controlar piezas mediante RFID, Barcode, códigos QR, etc. y el sistema no lo soporte, o lo que es peor, requiera de un desarrollo a medida o personalizado, lo que conllevará costes elevados y tiempos de implantación y adecuación importantes.

➫ Nuevas tecnologías orientadas a reducir costes (o no tan nuevas)

Estamos tan obsesionados en reducir costes que muchas veces nuestra visión está limitada a lo conocido. La mayoría de veces se piensa en la reducción, de lo que sea, no importa, sea personal, material, gastos, etc. Sin embargo existe otra posibilidad y es invertir para reducir. Ejemplos:

• Bases de datos documentales, nos permitirán guardar documentación en soporte electrónico, evitando costes en papel, tinta, etc.
• Intercambio electrónico de información B2B. Ya sea mediante el estándar impulsado por la Agencia Tributaria (factura-e), o por EDI por ejemplo, los beneficios son tangibles desde la reducción de papel, hasta la reducción en la mecanización de la información: pedidos que son incorporados automáticamente a nuestro sistema, albaranes y facturas que recibirá nuestro cliente al instante, etc.
• Hardware obsoleto que provoca ralentización excesiva en el trabajo. Recuerdo un caso de hace unos meses donde un usuario se quejaba que le iba lento el ERP. Sin embargo, una vez hecho clic sobre un famoso procesador de textos, tardaba 40 segundos en estar operativa la herramienta, y éste lo consideraba totalmente normal por la potencia que decía tener ésta (tampoco a sus compañeros les iba mucho más ligero, excepto el del gerente, por supuesto). Hay un error de base en las empresas: las herramientas más potentes no las tiene quien debe, sino quien puede. Traté de explicar al responsable de administración de esa empresa, que posiblemente el 30 % del tiempo de esa persona se desperdiciase al cabo del día en tiempos de espera. Su comentario fue que no podían «gastar» en cambio de ordenadores. Seguramente se me notó algo el enfado tras mi comentario: «Seguramente no podréis invertir ahora en cambiar ese ordenador, pero es que los equipos están sin actualizarse 10 años». Lo siento, pero hay una cosa que me enerva muchísimo, y es que la tecnología tiene que estar al servicio del usuario, y en muchos casos ésta parece ser su enemiga. ¿Qué puede pensar un usuario con herramientas como esa? ¿Y qué puede pensar el responsable de estos usuarios sino que son poco productivos?
• Software como servicio (SaaS).  Entendido, a grosso modo, como el uso del software a través de estaciones conectadas vía internet a un proveedor TIC, puede reducir enormemente costes. Aunque no siempre es viable, la descentralización de los servicios software -y hardware-, suele conllevar un descenso en los costes, como los relacionados con servidores, licencias, estaciones cliente, mantenimientos, etc.
• Otros: uso de software de comunicaciones y que reduzca la factura telefónica tradicional; presentación de catálogos de nuestros productos en modo web y que reduzca la emisión de catálogos y muestrarios en papel; tienda online que para ciertos productos suponga un canal más de venta y sin necesidad de intermediarios; etc.

En cualquier caso, hay que tener cuidado, pues la falta de previsión en una implantación de un ERP puede conllevar costes ocultos que terminarán aflorando antes o después.

➫ Optimización de los procesos

Por desgracia, estamos ante una situación en la que se está prescindiendo cada vez más de personal cualificado en la empresa, lo que repercute directamente en la calidad de los procesos y/o los servicios. Como no siempre es posible realizar una reorganización de las tareas adecuada sin que pase por una carga adicional a personal ya de por sí sobrecargado, se hace imprescindible una reorganización y optimización de los procesos, para lo cual puede ayudar mucho un cambio en el ERP.

Aunque lo adecuado es abordar esa optimización en primer lugar y a continuación tratar de implementar los nuevos procedimientos de trabajo con el nuevo ERP, la realidad es que en ocasiones se suelen solapar, debido a que los procesos no siempre están lo suficientemente testados y se usa éste como la excusa perfecta para realizar esos cambios.

➫ Seguridad datos y auditoría

Aunque pueda parecer algo menor, en algunas empresas puede ser un problema y bastante grave. Desde evitar la fuga de información, hasta conocer al más mínimo detalle de qué, cuándo, cómo y dónde se ha hecho cambios con esa información. Debe preguntarse:

¿Está su ERP preparado para tener acceso a todos estos datos?

¿Permite su ERP gestionar esas restricciones?

No es el primer caso de robo de una copia de seguridad y posterior «chivatazo» a la Agencia Tributaria, ni el primer caso de cobros en metálico que sorprendentemente desaparecen, ni el primer caso de boicot en los datos, etc.

➫ Inversión tecnológica

Uno de los mayores problemas con los que nos estamos encontrando en esta dura crisis económica-financiera es el «cierre del grifo» a toda inversión, sea de cualquier índole. Sin embargo, esto es uno de los peores problemas en los que se van a encontrar las empresas en el futuro. La empresa que consiga resistir a la crisis, terminará sufriendo las consecuencias en el futuro debido a una falta de inversión industrial y tecnológica, de modo que nos encontraremos en unos años empresas que han resistido a la situación desde el punto de vista financiero, pero serán empresas con una baja competitividad debido a una tecnología y una industria obsoleta. Este aspecto entiendo que es muy difícil explicar y sobre todo convencer, pero conozco empresas que una de las primeras reducciones que plantearon fue en el ámbito informático, así se están dando paradojas como:

• No usan hardware que financiaron -y no han terminado de pagar- porque sus consumibles son muy caros. Hardware que finalmente expirará su garantía y se quedará obsoleto antes de usarlo.
• No evolucionan su software. No pagan un mantenimiento, por lo que dejan de recibir actualizaciones y nuevas versiones con más y mejores prestaciones legales, funcionales, de usabilidad, etc.
• Un caso dramático es el de una empresa que invirtió una cuantiosa suma en una maquinaria -hablo de 7 cifras-, de la cual dependía un porcentaje altísimo su producción, y que ahora no estaba dispuesta a pagar a su proveedor los «altos honorarios» que exigían para los últimos cambios que se estaban ocasionando en producción (no tengo datos para analizar completamente esta decisión, pero sí su efecto). Conclusión, habían vuelto a poner en marcha máquinas obsoletas con una mayor dependencia de mano de obra y prácticamente relegada la nueva a su infrautilización.

En definitiva, una empresa, en mayor o menor medida y en función de sus posibilidades, no puede dejar de invertir, sino se verá abocada a la obsolescencia de sus medios de producción.

Estoy seguro que existe más motivos por lo que considerar la obsolescencia de ERP, ¿te atreves a comentarlas?

Autor: Sergio Martínez

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