Hace unos días, en una presentación de nuestro producto a un cliente potencial, nos comentaba que era una empresa muy pequeña y que como tal no requería del módulo contable y financiero. Periódicamente entregaban la documentación necesaria a su asesoría y ésta presentaba los libros oficiales.
Esta afirmación la he oído en múltiples ocasiones, así que mi esfuerzo se centró en conseguir eliminar esa idea al cliente. Puede que exista algún caso en el que una «nanopyme», sin personal especializado y con un mínimo número de facturas emitidas y recibidas haga válida el comentario como el del cliente anterior. Si la empresa realiza una factura al mes, es muy posible que no tenga necesidad de gestionar el módulo contable y financiero (y si se me apura tampoco una gestión). Sin embargo, esto no es lo habitual, y prácticamente cualquier empresa por pequeña que sea requiere de un mínimo control contable y financiero. Es muy posible que estas empresas tengan la parte contable resuelta pues disponen de asesores que se encargan de presentar las declaraciones trimestrales, anuales, etc. obligatorias para la Hacienda Pública (reportando un registro de ventas y otro de compras, suele ser prácticamente suficiente para cumplir con estas obligaciones tributarias), sin embargo, la parte financiera es imprescindible si se quiere controlar los cobros y pagos que se producen a diario.
Hoy día, por desgracia, este control es imprescindible, pues la tesorería sufre muchas oscilaciones debido a los impagados, las demoras, las renovaciones, etc. Establecer una previsión y un control sobre ello es imprescindible para la supervivencia de la empresa. Es muy normal que cobros y pagos funcionen mediante normas bancarias estandarizadas que se pueden alimentar desde el propio ERP y sin necesidad de procesar la información de forma manual desde el propio portal del banco. Si a ello sumamos la difícil gestión de los contados y el arrastre de deudas pendientes que generan, es más que razonable disponer de herramientas que permitan el control financiero. Un indicador muy importante para las empresas es el análisis del riesgo, el cual solo puede realizarse mediante las herramientas adecuadas. El hecho de disponer o no de ellas, es la delgada línea que separa la tranquilidad de la inseguridad y el insomnio.
Contadoc, software contable y financiero
Es cierto que en algunas empresas muy pequeñas (y otras no tanto), la dirección se encarga de llevar «en su cabeza» todos esos movimientos, pero como se suele decir, «Más vale un lápiz corto que una memoria larga».
Normalmente, cualquier ERP permite la contabilización automática de ventas y compras, por lo que no tiene sentido justificarse en la dificultad de la herramienta para no gestionar el módulo contable y financiero, cuando en los casos que no es así, además se lleva de forma externa, lo que repercute directamente en la productividad de los usuarios, así como en la calidad de la información.
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