Las fases más importantes en la gestión de proyectos

Es evidente que todas las fases relacionadas con la gestión de proyectos poseen su relevancia (propuesta de colaboración, alcance del proyecto, arranque, identificación equipos, planning y asignación de tareas), pero si tuviera que decantarme por seleccionar algunas como las más importantes (hasta el análisis de requerimientos), me quedaría con las siguientes:

• Alcance del proyecto. Conocer qué módulos se van a implantar pero también cuales son los que no se van a implantar. De hecho, considero que hay que hacer especial mención a todo aquello a lo que no alcanza el proyecto, pues evitará tensiones en el futuro. Además, el NO alcance ayuda al cliente a definir en paralelo al nuevo sistema las áreas sin cobertura, por lo que de alguna forma puede ser hasta beneficioso, pues le permitirá a la organización establecer los flujos y la ingeniería de procesos necesaria para usarla como base en el futuro para nuevos módulos.
• Identificación de equipos. La identificación del personal idóneo, tanto interno como externo, es condición necesaria, no suficiente, para ofrecer mayores garantías de éxito para la implantación del proyecto.
• Roles del proyecto. Saber quién debe hacer qué y porqué, así como la posibilidad, en un momento dado, de mover o cambiar los recursos asignados en función de la carga de trabajo o capacidad de cada uno. Sin estas asignaciones se corre el riesgo de tareas que se quedan sin hacer o que en su defecto obstaculizan la realización de otras.

La planificación es muy importante también, pero por experiencia, no hay proyecto que no se demore. Y esta demora, diría que en un 90% de los casos se debe al propio cliente, no al implantador. Ello se debe a que si bien para el implantador es un proyecto más, para éste significa una carga de trabajo extra a su rutina diaria, lo que en la mayoría de los casos se traduce en la procrastinación de las actividades vinculadas al proyecto, priorizando las actividades habituales en detrimento de las nuevas proyectadas. Como estrategia me parece interesante incluirla para poder hacer hincapié en los distintos retrasos, pero no como objetivo realista.

Previo a la definición del alcance del proyecto, y como elemento facilitador para el cliente, y aunque supone un esfuerzo muy grande para el ofertante, es particularmente interesante realizar una inmersión en el cliente con parte de su información y problemática (lógicamente con las propias limitaciones del alcance inicial). Es decir, solicitar al cliente cierta información que nos permita reproducir sus ciclos de trabajo y problemáticas, y a continuación realizar una presentación con la solución seleccionada (con las restricciones lógicas que podamos tener en esos momentos). No se trata de una «demo» inicial, sino de una presentación algo más próxima a lo que será su entorno real de trabajo. De esta forma, los usuarios pueden conocer de primera mano las ventajas que le ofrecerá el nuevo sistema, o incluso las limitaciones, pero desde luego les permitirá conocer de antemano cuales van a ser las especificaciones, así como su alcance real para la primera fase del proyecto. De hecho, suele servir asimismo para determinar al cliente cual va a ser el alcance del nuevo sistema.

Lógicamente, no siempre es viable en todos los clientes (esfuerzo y coste muy elevado), pero sí en aquellos que por su tamaño, complejidad o presupuesto lo aconseje.

(En el Master en Software Libre de Gestión: Open Source & ERP II, estamos analizando situaciones como la que aquí acabamos de mostrar).

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