Por qué invertir en herramientas de gestión empresarial (y 2)

En el artículo anterior hablábamos de la necesidad de invertir en TIC y en concreto de la inversión en herramientas de gestión empresarial. No hacerlo lleva implícito una carencia de visión estratégica del negocio. Estas herramientas redundan, entre otros, en un mayor control de los procesos, de la información y de los costes, y por tanto, del beneficio.

Veamos en esta segunda y última parte, algunas otras herramientas de gestión empresarial, quizá menos imprescindibles que las que hablábamos anteriormente (ERP, CRM y BI), pero muy necesarias en las empresas.

➫ Por qué invertir en un ECM

Un ECM (Enterprise Content Management o Gestión de Contenidos Empresariales) es un software de gestión documental  que permite gestionar documentos electrónicos.

Entre las muchas bondades que suele presentar un sistema de gestión de contenidos, mencionemos las más importantes:

• Sustitutivo del papel físico y por tanto de los requerimientos de espacio y coste que éste implica.
• Acceso a los documentos a través de metadatos. Es decir, conociendo algunos de los datos, localizar el/los documento/s. coincidentes con esos metadatos. (Pensemos por ejemplo en una búsqueda tipo Google que nos devuelva una serie de documentos indexados con esa información y el ahorro de tiempo que eso conlleva).
• Compartir archivos entre usuarios y seguridad y controles de acceso a cierta documentación. (Imaginemos que eso hubiera de hacerse en un archivo físico, donde existen diversos perfiles de usuario y acceso)
• Workflow o control de flujo de tareas sobre documentos. Es decir, validaciones y aprobaciones de documentos entre los miembros de una organización jerárquica, sin necesidad de desplazamiento del papel entre los puestos o centros de trabajo.
• …

Si estos argumentos son insuficientes, basta con pensar en el tiempo improductivo que se dedica en las empresas a archivar, y sobre todo, a localizar documentación. Es habitual encontrar a personal que pierde muchos minutos al día (por no decir horas) tratando de localizar un documento para realizar una simple copia, para después volver a almacenarla en su lugar de origen. Los sistemas de gestión de contenidos son algo más que una gestión documental permitiendo a la empresa un rápido retorno de la inversión.

Anécdota

Hace unos días, en un cliente, el responsable de administración y un servidor, tratábamos de recordar uno de los puntos de un proyecto ya realizado. Ante la duda, pensamos en recuperar el presupuesto que se entregó y aceptó unos meses atrás. El detalle era una cuestión menor pero ambos necesitábamos aclarar ese punto para el desarrollo de un posible proyecto posterior. Solicitó el presupuesto a un compañero suyo y nosotros proseguimos avanzando en otras tareas distintas. Al cabo de unos 80-90 minutos volvió éste con una copia del documento solicitado. Al interrogarle sobre si se había dispersado en alguna otra cuestión que no fuera la búsqueda del documento, su compañero le comentó que había estado todo el tiempo examinando archivos y no lograba localizarlo. Finalmente confesó que el documento se encontraba todavía en una bandeja de Pendientes de Archivar y no donde debería estar y realmente le correspondía.

Evidentemente, el cliente no solo tenía un problema de organización de su archivo, sino que además tenía un retraso enorme en la realización de éste.

Herramientas Gestión Empresarial

➫ Por qué invertir en un PLM

Un PLM (Product Lifecycle Management o Gestión del ciclo de vida del producto) es un software que nos permite realizar diseño, ingeniería, lanzamiento, versiones, fabricación, calidad, servicio y mantenimiento de un producto. En todo este ciclo se involucran diversos departamentos internos de la empresa e incluso clientes o proveedores, permitiendo en un entorno único gestionar toda la información.

Entre sus bondades podríamos destacar:

• Agilización de los tiempos de salida al mercado.
• Detectar con prontitud los productos a retirar del mercado.
• Incremento de la calidad del producto.
• Reducción de costes de prototipado.
• Análisis de costes.
• Mejora flujo información interdepartamental en un espacio único.
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➫ Por qué invertir en un SCM

Un SCM (Suply Chain Management o Control de Stocks y Gestión de la Cadena de Suministro) es un software que permite coordinar los procesos que configuran la cadena de suministro, desde los materiales y servicios hasta los procesos financieros. Su fin es reducir costes.

La gestión de la cadena de suministros nos permitirá:

• Localización y comparación de proveedores. Condiciones de contratación, distribución, servicio …
• Distribución: desde delegaciones o subalmacenes, distribuidores, entrega desde fábrica, a través de medios propios o subcontratados, rutas, …
• Gestión de inventarios: de materias primas, semielaborados, productos acabados. Ubicación de éstos, costes de almacenamiento, reducción de stocks, …
• Disponibilidad de información. Los agentes intervinientes, desde proveedores hasta clientes, acceso a la información de inventarios, disponibilidad, caducidad, situación pedidos, …
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Exiten otras herramientas de gestión empresarial, como BPM (Business Process Management o Gestión de procesos de negocio), EAM (Enterprise Asset Management o Gestión Activos Empresariales), FMS (Financial Management System o Sistema de Gestión Financiero), HCM (Human Capital Management o Gestión del Capital Humano) , EPM (Enterprise Performance Management o Gestión del Rendimientoo desempeño Empresarial), etc.

Sin embargo, algunas de estas herramientas algo menores suelen estar embebidas dentro de otras, o bien, no son del todo imprescindibles para determinados perfiles de pequeña empresa.

Y para terminar de la misma forma que en el artículo anterior… Si todos estos beneficios que se pueden lograr a través de las herramientas de gestión empresarial no son suficientes para convencerte, quizás debas comprobar que…

Tu competencia ya lo está haciendo. Y tú, ¿qué esperas?

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