Por qué invertir en herramientas de gestión empresarial

No es fácil en los tiempos que corren aconsejar sobre la necesidad de invertir en la empresa. Y más difícil todavía aconsejar que es necesario invertir en herramientas TIC donde además no siempre está asegurado el éxito de la empresa. La incertidumbre económica ha producido un retraimiento muy considerable en el consumo, incluso en empresas que a pesar de la crisis, poseen recursos para hacerle frente. Pero como mis conocimientos económicos son bastante limitados, no trataré de profundizar en causas, efectos, culpables, etc. Sí daré, sin embargo, mi punto de vista por el que entiendo que es imprescindible invertir en tecnología y en herramientas de gestión empresarial.

Es paradójico ver como algunas empresas son capaces de invertir cantidades ingentes de dinero en herramientas y máquinas para la mejora de la producción, y luego no son capaces de invertir en ordenadores, periféricos, comunicaciones, software, etc. En un artículo anterior hacíamos referencia a la intangibilidad de ciertos bienes en contrapartida a otros.

Tradicionalmente, en entornos fabriles, se ha considerado la oficina como la sección improductiva de la empresa, la cual origina un enorme coste a ésta y no retorna ningún beneficio. Incluso esta percepción sesgada por parte de los recursos productivos, en ocasiones origina guerras internas con los consiguientes efectos colaterales tanto internos (falta de comunicación, individualismo, …) como externos (baja calidad producto, insatisfacción de los clientes, penalizaciones de fecha servicio, …).

Una de las causas de esta percepción es el coste que significa para el personal de administración realizar ciertas tareas para las que no tienen medios ni herramientas. Si bien es normal invertir en herramientas o máquinas que rentabilicen la producción como decíamos, nos encontramos con multitud de empresas donde el hardware y el software del personal de administración en ocasiones tiene más de dos décadas (no exagero, todavía hay empresas con impresoras matriciales de los años 90,  ordenadores con Windows 95 y con unas comunicaciones tercermundistas).

Proporcionar unos buenos medios y herramientas al personal genera un beneficio en muchos casos inmediato, y en otros casos algo más a medio plazo, pero sin duda la inversión, sin duda, se rentabiliza, aunque quizá no sea muy perceptible por la dificultad de la medición del retorno de la inversión.

Nos centraremos en aquellas herramientas de gestión empresarial que causan un efecto importante en esa rentabilidad.

➫ Por qué invertir en un ERP

Ya hemos hablado mucho sobre el tema, pero con unas indicaciones bastará.

Un ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) es un sistema de gestión empresarial que integra la mayor parte de las áreas de una empresa y de forma unificada y relacionada.

Disponer de procesos adaptados a la empresa y ágiles que nos permitan:

• disponer de inventarios a tiempo real;
• realizar facturación y/o contabilización automática;
• aprovisionamiento en base a necesidades;
• reducir inventarios;
• analizar la carga de trabajo frente a la capacidad productiva;
• comunicación con clientes y proveedores;
• mailings masivos;
• …

Todo ello, entre otras muchas características que vamos a encontrar en ERP verticales y sectoriales, van a permitir dedicar gran parte del excedente de tiempo en tareas de mayor valor añadido.

Anécdota

Hace unos años, uno de nuestros clientes de más volumen tenía la necesidad de implantar EDI para recibir los pedidos de su principal cliente, así como enviarle de forma electrónica también albaranes y facturas. Después de un par de meses de adaptaciones y ensayo/error (quien haya pasado por una experiencia EDI sabrá que la dependencia con tanto interlocutor requiere de muchos ajustes «extremos») y también de las dudas sobre el éxito del proyecto por parte del cliente, el resultado fue espectacular: los pedidos diarios se importaban al sistema en unos segundos (antes, la transcripción de éstos por los usuarios requería más de 3 horas diarias), y la emisión de albaranes y facturas era igualmente inmediato.

Hubo otras mejoras menos cuantificables: se redujo el uso de papel, se redujo los plazos de pago por parte de su cliente, se eliminaron los errores de transcripción de pedidos, etc.

➫ Por qué invertir en un BI

Un BI (Business Intelligence o Inteligencia de Negocio) es cualquier sistema que nos permite realizar un análisis de la información de la empresa y que servirá de apoyo a la toma de decisiones.

Dedicar recursos de personal recreando hojas de cálculo (me refiero confeccionarlas introduciendo datos y montando gráficos) con todas las estadísticas que requiera gerencia y los responsables de cada área a partir de diversas fuentes de datos no parece muy óptimo, ¿verdad?

Anécdota

El jefe de ventas de una empresa requería tres días al mes para «montar» unas estadísticas en una hoja de cálculo por zona, comercial, cliente, etc., para presentarlas a gerencia. Por supuesto, los comerciales no tenían ningún tipo de información y trabajaban más por intuición que por disposición de los datos, y la gerencia tenía que esperar una vez al mes para recibir un resumen. Al ser una empresa cuyos catálogos de productos tenían una vida efímera (3-4 meses), el análisis de esos datos siempre llegaba tarde. 

Con la implantación de un BI, además en un tiempo récord de menos de un mes, la información pasó a ser instantánea, tanto para el jefe de ventas como para gerencia. Hoy día además, todos los comerciales la usan a tiempo real.

➫ Por qué invertir en un CRM – SFA

Un CRM (Customer Relationship Management o Gestión sobre la relación con los clientes) es un sistema que se centra en la estrategia orientada a la satisfacción del cliente, así como a la identificación de tales y a su seguimiento.

La relación con los clientes recae en los comerciales, y éstos requieren de ayuda para organizar y gestionar todo el ciclo de esa relación, desde la preventa hasta la posventa. Es muy habitual encontrar empresas donde los comerciales tienen verdadero pavor al uso de la tecnología. En ocasiones, debido al desconocimiento de éstas, pero en otras debido al temor a ser controlado y auditado. Además, existe una falsa percepción de algunos comerciales, y es que sus clientes son suyos, no de la empresa.

Es por eso, que un CRM ha de ayudar a planificar rutas y visitas, agendar acciones, realizar seguimiento de éstas, control de presupuestos, identificar clientes potenciales, etc. Y todo ello de la forma más fácil y ágil posible, sin comprometer el tiempo de éstos.

Lo deseable es que el CRM integre un SFA (Sales Force Automation Systems o Automatización fuerza ventas), lo que añadirá una capa más de información y control por parte del comercial de la información disponible: pedidos, inventarios, catálogo de productos …

Con este tipo de herramientas, se logrará una mayor productividad por parte de la fuerza de ventas, y un mayor control y seguimiento sobre los clientes por parte de la empresa.

Ejemplos de ello son SumaCRM y EfficyCRM, dos herramientas eficientes, útiles y sencillas de usar en el mercado, que facilitan la gestión de clientes a las Pymes. Estos software permiten: crear tareas, gestionar negociaciones, añadir contactos cualificados, enviar emails y campañas de email marketing y lo que todavía es más importante, ganar tiempo para dedicárselo a aquello que más quieras, ya sea a tus amigos, tu familia, tu pareja o incluso a ¡trabajar y vender más!

Para finalizar, decir que, al igual que nadie duda en invertir en infraestructuras, máquinas, herramientas, etc. para los procesos de producción porque generan un retorno de la inversión y por tanto, una mejora en el beneficio, hacerlo en herramientas de gestión empresarial es igualmente imprescindible pues redundarán también en un retorno de la inversión.

Estos sistemas de gestión empresarial mencionados (ERP, CRM, BI) son imprescindibles en cualquier empresa, si bien, en la segunda parte de este artículo hablaremos de otras no menos importantes.

Como conclusión decir, que si estas razones no te convencen para invertir en herramientas de gestión empresarial, hazlo porque…

Si no lo haces tú, lo hará tu competencia.

Autor: Sergio Martínez

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