Estandarización, comunicación e integración entre los ERP: EDI

La comunicación e integración entre los ERP se ha convertido en uno de los principales obstáculos para avanzar en el flujo de información entre los distintos interlocutores en una relación comercial, debido a una falta de estandarización en los modelos de datos entre los distintos fabricantes de ERP. Una solución posible pasa por EDI y que abordaremos enseguida tras una  introducción.

Seguro que en más de una ocasión habrás observado la cara de incredulidad de un cliente frente a tu respuesta sobre lo complejo de una «petición informática». A veces asistes perplejo a ella, tiendes a buscar argumentos técnicos con los cuales convencer al susodicho de que lo que está pidiendo no solamente es complicado, sino también difícil de poner en marcha y perdurable.

Hace poco, unos clientes me comentaban la posibilidad de «seguir» trabajando con su ERP actual «no amortizado» y que había desarrollado su proveedor local como algo totalmente a medida, e implantar ciertos módulos de nuestro ERP y que su anterior sistema no era capaz de cubrir según sus necesidades sectoriales. El disparate era mayúsculo, porque además, su proveedor actual les había cancelado el servicio, por lo que esperaba que nosotros nos «comunicáramos» con su sistema actual y de esa forma llevar la gestión de ventas, compras y contabilidad en el sistema actual, y el resto, producción, inventarios, escandallos, costes, etc, en el nuestro. Vamos, me pedían un salto al vacío.

ERP y el Intercambio Electrónico de Datos EDI (Derechos Photoxpress)

La situación era tan ridícula que manteniendo las formas, traté de explicarles que la complejidad de lo que exigían era enorme y que el futuro estaría plagado de problemas, algunos de los cuales no éramos capaces todavía de vislumbrar, y más en cuanto no habría posibilidad de obtener ayuda por parte del proveedor anterior. Les hice hincapié que el potencial de nuestro ERP reside en una buena parametrización y configuración del escandallo, con sus variantes, propiedades, etc, y para alimentar éste, es necesario la creación de materias primas, semielaborados, trabajos, con sus consiguientes tarifas de proveedor, etc. A partir de ahí, arranca todo. Un pedido se mecanizará rápidamente y de forma consistente si ese trabajo está bien realizado, por lo que, la entrada a producción, las cargas, los albaranes, facturas y contabilización serán procesos puramente administrativos y que se realizarán sin ningún esfuerzo adicional. Es decir, les explico que el ERP, a pesar que pueda ser modular, siempre tratará de cerrar ciclos de procesos y realizarlos con toda su plenitud, por lo que tratar de realizar éstos desde dos sistemas totalmente distintos era cuanto menos una locura.

Otro caso de un calibre similar era la petición de otro cliente, a petición de un proveedor suyo, que le generaba diariamente un gran número de órdenes de compra, sobre la posibilidad de generar estas órdenes automáticamente y que se integraran en el sistema del proveedor al instante. Aquí tratamos de explicarles a ambos, sentadas las tres partes (nuestro cliente, su proveedor y nosotros), que era posible, pero que ello implicaba realizar las adaptaciones necesarias en nuestro sistema ERP en función de cada receptor de la información, pues si mañana quisieran «hablarse» con el sistema de información de otro proveedor, habría que pasar por las mismas vicisitudes para lograr esa integración.

Por desgracia, cada Sistema de Información (S.I.) ha sido estructurado en función de los analistas y diseñadores que lo han creado, así que la única posibilidad de comunicar estos S.I, es mediante el uso de plataformas de terceros que estén estandarizadas y normalizadas. GS1 es el sistema de normas más importante relacionado con la cadena de suministro en todo el mundo y de él se derivan estándares como los famosos EAN13 que observamos en la identificación de gran número de productos. En España, su representación es la Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC). Por otra parte, EDI (Electronic Data Interchange), o Intercambio Electrónico de Datos, es el sistema que nos permite enviar y recibir documentos comerciales a partir de esos estándares y de forma totalmente electrónica, siendo uno de sus estándares UN/EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) como el más usado.

Adaptando cada S.I. a EDI u otros estándares similares, logramos que estos sistemas sean compatibles y se hagan «visibles» entre ellos, así se logra que:

• Un cliente pueda enviar una orden de compra automáticamente a un proveedor incorporándose inmediatamente.
• El proveedor, una vez emitido el albarán y/o factura, su cliente la recibirá y se incorporará automáticamente a su sistema.
• Envío y recepción de catálogos de productos.
• Control de stocks e inventario en el proveedor.

De esta forma lo que parece imposible y no escalable, recordemos que cada comunicación de un cliente con cada proveedor exigiría la adaptación necesaria, se logra con desarrollos únicos y válidos para integrar con cualquier interlocutor nacional o internacional.

Si bien implantar un sistema EDI no es inmediato (ni barato) y exige un esfuerzo considerable la primera vez, la integración futura con otros proveedores o clientes es muy ágil y tiene un retorno de la inversión difícilmente cuantificable pero realmente visible:

• Eliminación documentación física en papel.
• Agilización tareas administración en pedidos, albaranes y facturas.
• Minimización de los errores humanos.
• Reducción en los tiempos promedio de cobro/pago.
• Eliminación de cargas de datos tales como tarifas y precios.
• Etc.

La importancia de tener, por tanto, un ERP que sea compatible o cuente con un módulo EDI es de vital importancia para el futuro crecimiento de la empresa dadas las ventajas que aporta, y sobre todo porque reducirá enormemente los tiempos y costes de implantación.

Asegúrate que tu ERP está adaptado al Intercambio Electrónico de Datos (EDI).Tuitea esto.

Te invito a participar en los comentarios para aportar tu opinión y contar tus experiencias.

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