Diferencias entre ERP online y on premise

La búsqueda e implementación de un ERP en una empresa suele ser un proceso complejo y con muchas opciones a valorar y tener en cuenta. ¿Software vertical u horizontal? ¿Busco un programa muy potente o un sistema más elemental? ¿Necesita la empresa un ERP en la nube u otro que esté instalado de forma local?

En este artículo vamos a prestar especial atención a esta última cuestión: ¿ERP en la nube o ERP on-premise (local)? Decantarse por una opción u otra suele atender a criterios técnicos que vamos a analizar.

¿En qué consiste un ERP en la nube y uno On-Premise?

Un software ERP es un programa informático dedicado a la gestión integral de cualquier empresa. Este tipo de herramienta tiene disponibles dos modalidades de almacenamiento de datos y de acceso al programa: on-premise y cloud.

En la modalidad on-premise, el software se instala en todos los ordenadores de la oficina y los datos se alojan en un servidor ubicado también dentro del mismo centro de trabajo. Esta es la opción local, es decir, en la que tanto el programa como los datos que se introducen en él están instalados y almacenados en la oficina. Por lo tanto, a no ser que se utilice algún sistema para acceder en remoto a los ordenadores de la empresa, no se podrá visualizar o manipular dato alguno. Ni si quiera una tarea tan básica y que se suele realizar en movilidad como un presupuesto.

En la modalidad de ERP cloud, como los software de myGESTIÓN u Oracle, la herramienta y los datos que se manejan en ella están disponibles en la nube a través de una conexión a Internet. Normalmente, el proveedor del software ERP en la nube es el que se encarga de alojar, mantener y facilitar el acceso total al programa. Este tipo de almacenamiento de datos en Internet permite al empresario y su plantilla desarrollar cualquier actividad desde cualquier lugar y/o dispositivo.

Diferencias de un software en la nube frente a uno local

Los software instalados en local, demandados por grandes compañías, son más complejos en cuanto a funcionalidades. Las empresas de miles de trabajadores requieren ejecutar procesos más singulares y específicos que no demandan otro tipo de negocios. Los software en la nube están más enfocados en las pymes y autónomos. Aunque cada sector y empresa tiene sus propias particularidades y exigencias legales, hay programas cloud de todo tipo que no son tan caros como uno local y se ajustan a las necesidades de cada negocio.

Una de las grandes diferencias es la inversión a realizar en la adquisición del ERP. Los software que se han de implementar de manera local suelen ser mucho más costosos a la hora de realizar la inversión inicial que uno en la nube. Los ERP cloud suelen estar asociados al SaaS –software as a service, software como servicio en castellano- y la mayoría de ellos funcionan por suscripción mensual o anual. En cambio, la implementación de un programa local, solo por la contratación de personal que conlleva la instalación del software, acostumbra a ser más elevado.

Los programas instalados localmente también requieren un mantenimiento y capacidad para almacenar los datos a posteriori de su implementación. La empresa debe disponer de personal informático que se encargue de controlar los procesos de guardado de información y de la creación de copias de seguridad. En un software en la nube, estas tareas las gestiona directamente el proveedor -normalmente de forma gratuita, aunque algunas empresas cobran por este servicio-.

Ventajas ERP cloud vs ERP on-premise

Algunas de las características entre ambas modalidades que se van a comparar a continuación no son meras diferencias. El avance y desarrollo del almacenamiento de datos en la nube ha hecho que la tecnología cloud proporcione ventajas como:

• Accesibilidad: con un ERP on-premise sólo se puede trabajar y acceder localmente al software desde donde esté instalado. Normalmente, será en la oficina o en el centro de trabajo habitual. En cambio, un ERP en la nube proporciona accesibilidad desde cualquier parte siempre que se disponga de una conexión a Internet.
• Flexibilidad: de la facilidad en el acceso se deduce que el software será más flexible a la hora de trabajar desde otros equipos. Por ejemplo, si algún ordenador de sobremesa de la oficina no funciona correctamente se puede sustituir por otro ordenador portátil y seguir trabajando con normalidad. Además, muchos de estos sistemas ERP en la nube también cuentan con aplicaciones móviles nativas para acceder desde un smartphone o tableta.
• Seguridad: un programa ERP debe estar rodeado de unas medidas y protocolos de seguridad informáticos muy estrictos. Si es un programa instalado localmente, estas medidas deben aplicarse en los ordenadores y en los servidores donde se alojan los datos. Estas tareas de seguridad requieren de personal técnico especializado. En un software ERP en la nube las medidas de seguridad corren a cargo del proveedor del software y se evita este gasto extra en contratación de personal.
• Actualizaciones: los software de gestión requieren actualizaciones de seguridad para implementar mejoras o corregir errores de la herramienta. Es algo muy habitual en aplicaciones de este tipo. En un ERP cloud la ventaja frente a uno local es que no hay que realizar ninguna acción ni esperar a descargar nada o abonar nada extra –en algunos programas locales sí-. De estas actualizaciones se encarga el proveedor del software de manera externa -como sucede cuando se modifica el diseño o se implementa alguna herramienta nueva en Facebook-.

Conclusión: qué hago, ¿ERP en la nube o local?

Un ERP en la nube está destinado a pequeñas y medianas empresas o autónomos que no requieren tantas exigencias. No es que sean programas sencillos sino que tienen como objetivo cubrir las necesidades de este tipo de negocios. Además, permiten integración con otro tipo de plataformas como tiendas online o catálogos de venta.

Los software que se instalan localmente son los más escogidos por las grandes corporaciones debido a que tienen versiones a medida. El programa se ha de instalar en cientos o miles de puestos de trabajo y con unas características y necesidades específicas propias de grandes empresas.

¡Tú eliges!

Autor: Mygestion