¿Cuál es el mejor ERP?

Muchas veces hemos escuchado historias de NO éxito sobre la implantación de ERP en algunas organizaciones. En algunos casos, los responsables de la elección, para evitar riesgos, deciden implementar el «mejor ERP«. Veremos que las connotaciones de esa acepción no están estrictamente ligadas a aquel que posee mejores referencias, mejor fama o más caro.

La implantación del mejor ERP conlleva consideraciones económicas importantes, pero, en términos generales, también suele llevar aparejado mayor complejidad de configuración y operativa, un mantenimiento más elevado, consultoría más especializada (y cara), un proceso de implantación más complejo y largo, más implicación de recursos, etc. 

Además, en estos casos se suele dar la situación de que se sobredimensiona la solución y la implantación, por lo que el riesgo de fracaso aumenta y nos condena a realizar una inversión importante por una solución infrautilizada. ¿De qué sirve haber pagado por módulos que nunca voy a usar o en su defecto voy a realizar un uso mínimo? ¿Por si acaso los uso alguna vez? El famoso «Por si …» o «Ya que …» del usuario en ocasiones convierte a estos usuarios en muy peligrosos por lo que de coste económico supone para la empresa.

Un ERP es una herramienta para unos 8-12 años, así que no está de más prever algunas prestaciones necesarias futuras, pero también es cierto que en un mercado tan cambiante como el actual, es muy posible que las necesidades actuales sean muy distintas a las que serán dentro de 3 años, por lo que es totalmente innecesario preparar funcionalidades demasiado lejanas a la actividad actual.

Tenemos que tener también presente una cuestión importante, y que no se valora lo suficiente. Y es si la empresa dispone de recursos humanos lo suficientemente cualificados y capacitados para abordar una implantación con el mejor ERP. Esto es algo que en ocasiones se obvia y nos podemos dejar deslumbrar por las magnificencias de un sistema, sin considerar su aplicabilidad en nuestro entorno y nuestro personal.

¿Cuál es el mejor ERP? Ver fuente.

Además, pensemos que cada empresa posee unas características y flujos de trabajo propias y adaptadas a sus circunstancias (personal, ubicación, situación financiera, etc.), por lo que el éxito de una implantación en una empresa, incluso del mismo sector, no concede garantías de éxito en otra.

Un ERP debe ser seleccionado no únicamente por criterios de reputación del software, o incluso del proveedor del servicio, sino por su adaptación a los procesos internos de la empresa, con un buen grado de soporte, por su operativa y flexibilidad, por su modularidad (y por tanto posibilidad de realizar una inversión de forma paulatina en base a las necesidades), por su arquitectura, tecnología, etc. El número de factores que deben ponderarse durante el proceso de selección son múltiples, y el precio es uno más de ellos, pero nunca debería ser elegida una solución por ser la más cara o de mejor reputación aunque el factor precio no sea un factor limitante.

En el mercado existe una gran variedad de ERP, pero optar por soluciones verticalizadas para nuestro negocio conlleva no solamente una inversión más controlada, sino una adaptación mayor a nuestras necesidades y flujos de trabajo, un proceso de puesta en marcha más ágil y óptimo, una inversión de recursos humanos más limitada, y una escalabilidad futura asegurada al negocio.

En definitiva, que el mejor ERP del mercado es aquél que se adapta mejor a los procesos internos de la empresa, cuyo proceso de implantación posee más garantías de éxito, y con una dimensión ajustada a las necesidades de la empresa.

Anécdota

Hasta hace 5 años disponíamos como cliente una empresa con un sistema legacy fuertemente adaptado a su negocio. Como su empresa, solo hay 6 en toda España, y muy pocas más en el resto de Europa, por lo que no existía ninguna empresa que se hubiera embarcado en realizar un ERP para ese sector. Sus grandes desarrollos de los primeros años con nosotros fueron diluyéndose años después, hasta que fueron derivando en un sistema totalmente funcional para sus necesidades, pero sin grandes posibilidades de evolución, y un futuro cercano a la obsolescencia. Su inversión en informática había sido realmente escasa y sin embargo nos «recriminaban» que cobrábamos por todos los desarrollos. Cuando nos sentamos para estudiar su posible cambio a un nuevo ERP con posibilidades de customización, recuerdo las palabras de Dirección: «Vamos a elegir la mejor solución, y ésa no está aquí». 

Desconozco los detalles del análisis de requerimientos que se hizo, pero sí sé que estamos hablando de muchos cientos de miles de euros, y la solución no terminó de implantarse (solo llegó a ser plenamente operativa en ventas y contabilidad). Tras las rescisiones del contrato pertinentes con dos empresas de consultoría y una gran rotación del personal interno como responsables del proyecto, recurrieron a nosotros para cotizar un nuevo proyecto. El mensaje fue que se les había ido de las manos, habían sobredimensionado el proyecto, sus requerimientos reales eran mucho menores pero Dirección se había «empeñado» en registrar hasta el más mínimo detalle, y eso, en un sector como el suyo conlleva unos costes superiores al producto en sí. Viendo uno de sus procesos funcionando, llegué a contar a un operario 18 eventos de ratón para lanzar en planta una etiqueta de identificación de producto (eso sí, el teclado no llegó a tocarlo).

Conclusión: habían seleccionado el mejor ERP, pero habían sido incapaces de dotarle de recursos humanos cualificados, económicos y sobre todo liderazgo necesario para su plena implantación.

(En el Master en Software Libre de Gestión: Open Source & ERP II, estamos analizando situaciones como la que aquí acabamos de mostrar).

Recibe nuevos artículos mediante suscripción por e-mail, RSS o Feedly

Email