Hace algún tiempo comentamos acerca de la necesidad de establecer medidas de control y seguimiento acerca de la información que se registra en el ERP, como el caso de la auditoría, pues si bien en la mayoría de casos suele suceder errores humanos no intencionados, también se da el caso de boicot sobre la información. En el caso de usuarios que acceden a información sensible económicamente hablando, se hace necesario establecer controles y medidas de caja.
Entre las medidas que se pueden establecer, podemos mencionar algunas …
- Apertura de caja. Obligación de recuento físico en cada apertura y traslado al sistema. De esta forma se puede detectar tras cada cambio de turno las diferencias existentes.
- Cierre de caja ciego. Desconociendo los importes, no puede arriesgarse el usuario a cambiarlos. En muchos sistemas el cierre sigue siendo manual y puede manipularse por el usuario.
- Configuración y parametrización de vendedores, terminales, formas de pago, etc. Es decir, se trata de limitar los accesos a los usuarios únicamente a sus dispositivos, evitando así la posibilidad de hacerse pasar por otro vendedor o «engañar» al sistema. Por supuesto cada vendedor podrá manipular aquella información que haya sido originada por él, quedando limitado el acceso a información de otros vendedores.
- Manipulación tickets. No podrán eliminarse líneas de tickets, habrá de realizar líneas de devolución. De esta forma evitamos cobrar un importe y a continuación eliminar líneas. Tampoco podrán manipular precios y descuentos. Un caso de hace unos años, un vendedor realizaba tickets, cobraba el importe al cliente y a continuación borraba el ticket recuperando la numeración. Mi cliente estimó que el «robo» supuso unos 20.000 € en menos de 3 años.
- Borrado tickets. Caso igual al anterior. Habrá que realizar una devolución o abono completo del ticket.
- Sistema de auditoría completo. Gestión de altas, bajas y modificaciones por fecha y hora, usuario, valor anterior, valor actual, dispositivo e IP del que se ha realizado, etc.
- Controles de stock puntuales y al azar. Se trata de realizar, tras el cierre de caja de un vendedor, de forma aleatoria, y para algún producto un cálculo de stock y cotejarlo con el stock físico.
- Ubicación de cámaras y grabación de las transacciones de caja. En algunos sitios existen cámaras siempre «apuntando» hacia el terminal TPV.
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Algunos de estos controles y medidas de caja, más que eficientes, son disuasivos, pues permite trasladar a los vendedores la presión de un control de todas sus acciones. Asegúrese de elegir una solución POS/TPV de entre las existentes en el mercado que permita esta serie de controles.
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Blog muy interesante amigo!