Aplicación de la metodología 5S en los ERP

La metodología 5S es una técnica de gestión cuyos objetivos es la consecución de mayor productividad, mejor calidad y minimizar costes. Y para llegar a ellos, se basa en entornos de trabajo más organizados, ordenados y limpios. Es por esto que podemos aplicarla a los ERP o cualquier software en general.

Aunque no es nada novedosa, inventada por los japoneses hace más de 50 años, no hay muchas industrias, ni personas a título individual, que la tengan implantada. La razón por la que se denomina metodología 5S es porque cada una de las fases que la conforman tiene un nombre en japonés cuya letra inicial es la S.

El método no es aplicable únicamente a entornos industriales o productivos, sino que tiene aplicación en los entornos software. Veamos que relación puede tener con los ERP. Haciendo gala de la propia metodología 5S, éste será un artículo breve.

➫ 5S: Seiri (整理), o separación de lo superfluo

El ERP posee multitud de opciones que, en muchas ocasiones y por tratarse de instalaciones preconfiguradas, generan una distracción visual e intelectual importante. No se trata de conseguir una interface minimalista, donde a la larga, los procesos menos habituales requieren de una gran cantidad de pasos, pero sí de evitar la distracción en la ubicación de cada elemento. Por tanto, se trata de separar o relegar a un segundo plano las operaciones u opciones menos habituales.

➫ 5S: Seiton (整頓), u ordenación de lo usual

Los procesos en el ERP frecuentes han de estar siempre a mano, a pocos clic de distancia y con un funcionamiento lógico y ordenado. Tener por ejemplo ordenado el menú de la aplicación en función de su proceso natural (introducción pedido ➾ listado pedido ➾ entrega mercancía ➾ generación factura ➾ …), siempre será más productivo que ordenar las opciones en función de un criterio alfabético.

➫ 5S: Seiso (清掃), o limpieza

Sobre todo, limpieza en los datos. El ERP ha de gestionar de una forma suficientemente inteligente información obsoleta o posibles duplicados, así como herramientas que faciliten su eliminación: artículos sin movimiento, clientes y/o proveedores duplicados (comprobación mediante CIF o similares), materias primas idénticas de distintos proveedores, pedidos con la misma referencia de cliente, etc.

Recuerdo un caso en los que un cliente nos comentaba la imposibilidad de tener un adecuado control de almacén debido a que tenía tres personas que se solapaban en sus funciones. Aunque las tres realizaban algunas funciones únicas, había varias tareas relacionadas con compras que podía realizarlas cualesquiera de ellas. Estas tareas eran la creación de materias primas y tarifas de proveedores, de tal forma que cada una de ellas tenía un criterio, por lo que no era anormal encontrarse una misma materia prima creada hasta por tres veces con un nombre distinto, lo que conducía a que en función de quien realizase el pedido y la recepción de mercancía se originaba unos movimientos de almacén u otros, y con los consiguientes descuadres de almacén.

➫ 5S: Seiketsu (清潔), o marcaje de anomalías

Aunque se trataría del mantenimiento preventivo del software, yo lo extendería hasta el evolutivo, pasando por el correctivo y el adaptativo. Un ERP requerirá de estos mantenimientos si no queremos que caiga en la obsolescencia. Por tanto, si te encuentras en la fase de decisión de un software ERP, asegúrate de buscar un proveedor y un software solvente.

➫ 5S: Shitsuke (躾), o mejora continua

El ERP debe recibir actualizaciones periódicas, desde pequeños bugs, hasta nuevas prestaciones, pasando por la adaptación al mercado cambiante, a las nuevas normativas legales, etc.

Dejo un video muy representantivo de la metodología 5S. Es evidente que su aplicación es extensible a cualquier ámbito y sector, comenzando por uno mismo en el terreno personal.

Para más información, puedes pinchar en el enlace de Wikipedia. Te invito a participar en los comentarios para aportar tu opinión y contar tus experiencias.

Por cierto, cualquier error ortográfico se debe exclusivamente al autor, los errores de traducción al japonés, si los hay, serán de Google.

Autor: Sergio Martínez

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