Si está pensando en adquirir un ERP basado en software libre, quizá debería atender a una serie de cuestiones importantes. Aunque algunas de ellas pueden ser extensibles si está pensando en adquirir un ERP basado en software privativo, otras, por la propia naturaleza del software libre, hay que prestar especial atención.
Compañía: Proyecto que hay detrás
Un ERP basado en software libre ha de poseer continuidad en el tiempo. Y no es el primero que se queda por el camino. Para ello ha de estructurarse mediante proyectos que estén respaldados por compañías y que atiendan las peticiones de la comunidad. Se corre el riesgo de que sea la propia comunidad la que dirija el desarrollo, sin un objetivo claro y concreto (basada en una meritocracia mal dirigida), o bien, se corre el riesgo de que sea una empresa la que imponga la evolución de la herramienta sin atender a la comunidad (ver caso de Compiere). Lo ideal es disponer de una compañía con socios y una fuerte comunidad.
Versión profesional
La versión profesional puede ser la fuerza motriz de crecimiento de la herramienta. Ofrecer una funcionalidad importante en la versión comunidad, y poder complementarla con una versión con funcionalidad más avanzada, un nivel de estabilidad superior y asegurada, así como acuerdos de nivel de servicio (SLA), aporta unas garantías adicionales sobre la elección correcta de la herramienta.
Funcionalidad
Cuanta mayor funcionalidad tenga la herramienta, más cubierta estará la gestión empresarial sin tener que recurrir a otras herramientas. Si el ERP incluye CRM, BPM, SCM, etc., tanto mejor, pues evitaremos tener que realizar procesos de integración entre las distintas tecnologías.
Red de partners
Si el software dispone de una amplia red de partners, será indicativo de que el software goza de buena salud y de que existe en el mercado una buena oferta de empresas capaces de realizar la instalación, dar soporte e implantar el ERP.
Además, si la implantación la ha realizado una consultora externa, es importante que exista una red alternativa importante que nos garantice una cierta independencia del proveedor. Además, debería contratarse un adecuado SLA que garantice la disponibilidad del servicio, documentación, personal adecuado, etc.
Servicios disponibles (soporte segundo nivel, training, etc.)
Es imprescindible que el software ERP elegido disponga de formación tanto a nivel de usuario como de desarrollo; manuales de instalación e implantación; foros activos y con altos niveles de respuesta y resolución; la propia web oficial del producto; etc.
En este caso es imprescindible si se opta por una implantación desde dentro, con personal interno. El software tendrá que disponer de la documentación necesaria para el desarrollo, instalación, actividad en los foros, … y algún tipo de acuerdo con el fabricante a nivel de soporte.
Idiomas / localizaciones
Un software limitado a una zona o región geográfica queda limitado a tener pocos usuarios. A mayor internacionalización de la interfaz en cuanto a traducciones y a las normativas contables amplía enormemente la comunidad potencial.
Es crítico si la empresa está pensando en la internacionalización. Y si no está pensando, también, pues es algo que posiblemente se necesite a corto/medio plazo. Podemos decir en cuanto a que la herramienta permita la ubicuidad de los usuarios y la deslocalización en definitiva de la propia herramienta. Por tanto, imprescindible si la empresa se internacionaliza y/o si se requiere conectividad desde cualquier punto del planeta.
Gran comunidad
No es importante solamente «la población» de la comunidad, sino su actividad y capacidad de resolución, así como el aporte en funcionalidad, extensiones, etc.
Productividad de usuario
Es importante que el software admita una amplia personalización, pues ésta a su vez permite la adaptación de la aplicación al sector o usuario en cuestión, lo que redundará en mayor agilidad y aceptación de la propia herramienta.
Si la herramienta admite un amplio nivel de personalizaciones, conllevará una adaptación mayor a los usuarios y por tanto un grado de aceptación mayor. La resistencia al cambio tendrá un efecto menor. Es muy necesario poder adaptar la herramienta a los usuarios de forma que redunde en una mayor productividad.
Sencillo desarrollo de extensiones
Un desarrollo ágil y sencillo de extensiones garantizará un gran número de funcionalidades adicionales que vendrán a personalizar las necesidades de cada cliente. Las extensiones son una medida de la salud del ERP.
Estabilidad
Es necesario que el producto haya alcanzado un cierto nivel de madurez y se encuentre en una situación de estabilidad. A veces, nos podemos encontrar herramientas en fase de continua y desordenada evolución o simplemente con herramientas que acaban de sufrir una escisión (fork) respecto a otra.
Seguridad
Es importante que admitan una amplia gestión de la seguridad a través de roles por usuario, grupos, empresas, etc. Permisos de acceso, de visualización, manipulación, etc, a nivel de tabla, ítem y registro.
Plataforma tecnológica (S.O. y BBDD)
Poder elegir entre Windows o Linux en cuanto a sistema operativo así como la base de datos (MySQL, PostgreSQL, Oracle, …). El usuario tendrá la libertad de elegir tecnología privativa o tecnología libre.
Actualizaciones
No solo se hace necesario disponer de actualizaciones periódicas, sino que éstas no pongan en riesgo la integridad de las personalizaciones realizadas.
(En el Master en Software Libre de Gestión: Open Source & ERP II, estamos analizando situaciones como la que aquí acabamos de mostrar).
Autor: Sergio Martínez|
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Los requisitos para acoger una solución de software libre a nivel corporativo, conservando un margen suficiente de seguridad, son tantos como los que se deben cumplir para seleccionar una solución comercial, con la diferencia que la primera puede tener un costo muy bajo al inicio, pero un costo similar o superior al que tiene la segunda en su mantenimiento y operación. Pienso que dependiendo del tamaño de la empresa y de los servicios de misión crítica que se manejen, se puede considerar el uso de software libre o no.
Pensando en la ventaja de la licencia a cero dolares me pregunto qué tanto se ahorra con el software libre si para respaldar su operación debo contar con proveedores de soporte y mantenimiento fiables y por lo tanto costosos? Hay que tener en cuenta que el valor de las licencias a bajado sustancialmente, trasladando su costo a los servicios de soporte y mantenimiento. Saludos.
Totalmente de acuerdo Jorge.
En ocasiones se asocia el software libre a precios mucho más reducidos al software privativo, sin tener en cuenta el TCO no solo en el primer impacto de la compra, sino con la proyección realizada a varios años.
Además, me he encontrado con situaciones en las que, a pesar de las licencias, el software privativo era de entrada más barato y con mayor funcionalidad y adaptación a las necesidades de la empresa, que el software libre, más genérico y con una consultoría e implantación necesaria muy superior con creces, debido a la necesidad de customización por parte del partner.
Así que, en ocasiones, los clientes ven «manipuladas» sus expectativas en cuanto al software libre, pues hay algunas empresas que «venden» Open Source, pero su modelo de negocio es altamente privativo. En definitiva, son empresas que no están alineadas con el software libre ni aportan nada a la comunidad.
Gracias por tu comentario Jorge.