• Martes, Abril 25, 2017

Proyectos orientables a fases vs entregables

La forma habitual de organizar las tareas en un proyecto, se denomina Estructura de Desglose del Trabajo (EDT, o Work Breakdown Structure -WBS-). Según la metodología usada para una organización, nos encontramos con orientaciones muy distintas. Podríamos decir que las distintas metodologías se basan en la consecución de su primer nivel de desglose. Así podemos encontrar EDT orientados a zonas geográficas, a departamentos, a unidades de negocio, a productos, etc.

Sin embargo, todos ellos, según el método de descomposición, llevan implícito un desglose orientado a entregables o a fases. Si bien PMI (Project Management Institute) recomienda la orientación a entregables en su guía PMBOK®, cada proyecto puede aconsejar uno u otro en función de parámetros tales como: el proyecto en sí, el equipo de dirección, el sector, los proveedores involucrados (si los hay), la cuantificación económica del proyecto, etc. Al final, la prioridad es que el desglose de trabajos incluya el 100% de las tareas del proyecto, independientemente de si se opta por una metodología u otra.

La orientación a entregables es más clara cuando existen hitos suficientemente relevantes como la finalización o la consecución de objetivos intermedios que son el antecedente de esa finalización. Es decir, hay una relación directa entre los logros intermedios (y es medible) y la finalización del proyecto. Esos entregables además pueden corresponderse con certificaciones económicas del proyecto. La percepción del cliente es que el proyecto realmente avanza con los entregables (cada entregable supone un porcentaje de avance en el proyecto).

Como ejemplo, en un proyecto de implantación ERP modular a 18 meses (step-by-step), la puesta en marcha (go-live) de los distintos módulos (módulo compras en el mes 3, módulo ventas en el mes 5, módulo fabricación en el mes 9, …) seguiría una metodología EDT orientada a entregables, permitiendo la facturación por parte del proveedor del servicio a la entrega de cada módulo, y además, permitiendo al cliente recibir un servicio desde fases tempranas.

La orientación a fases aplica en casos donde el producto o servicio solo puede entregarse en una sola vez y el proyecto requiere un tiempo importante de desarrollo. Las distintas fases por las que evoluciona el proyecto, no reflejan (sobre todo para el cliente), una medida fiel de su avance, y más cuando estas fases son relativamente independientes, dependen de un tercero, o no están estrictamente relacionadas con el producto en sí.

Como ejemplo, en un proyecto de implantación de un ERP a 18 meses (big bang), no hay varios arranques, sino uno solo, de tal forma que ha de trabajarse en paralelo con múltiples módulos, y solo, tras 18 meses, se producirá la entrega del servicio. En este caso de metodología EDT orientada a fases, ni el proveedor del servicio podría esperar tanto tiempo para facturar su trabajo, ni el cliente tendría la percepción de que en ese tiempo ha evolucionado el proyecto. Es por ello que se establecen fases que permitan obtener una medida de esa evolución (fase de captación de requerimientos en el mes 1, fase de análisis en el mes 2, fase de diseño funcional en el mes 4, fase de diseño técnico en el mes 6, etc.). Realmente, el cliente no está recibiendo un bien o servicio tras cada una de esas fases, pero es la única forma de comunicar al cliente la evolución del proyecto (y que éste lo perciba como tal).

En casos más complejos puede existir incluso un modelo mixto. Imaginemos que deseamos construir una casa, para lo cual concertamos certificaciones con los siguientes entregables (planimetría por parte del arquitecto (20%), fin de la construcción (70%) y escritura ante notario(10%)), pero lógicamente, el proyecto en sí de construcción es el más prolongado en el tiempo, de tal forma que el promotor no puede asumir el riesgo de todos los costes de la obra sin certificaciones según porcentaje de realización de la obra. Así, se establece repartir ese 70% en un 5% mensual durante los 14 meses de construcción del edificio.

Hubo un tiempo donde trabajé en una organización de ambas formas, aunque eso sí, con bastante adaptación a la estructura de personal que disponíamos y las limitaciones.

La orientación a fases se usó para proyectos muy grandes (18-24 meses) donde había un desarrollo importantísimo, pero era difícil obtener entregables, pues o tenías algo o no tenías nada (en referencia al producto). Así que se estructuró el proyecto en las típicas fases de análisis, diseño, desarrollo, … Si bien, la etapa de desarrollo era tan grande, que hubo que realizar subfases con las que poder justificar el proyecto (era un desarrollo subvencionado por CDTI). Sin embargo, ni con esas subfases se podía entregar nada al cliente. La relación con el cliente era fluida y de mucha confianza, por lo que se pudo hacer así. La primera liberación del producto fue alrededor del mes 18-20.

La orientación a entregables se usaba para proyectos más cortos (3-12 meses) y donde sí existía una metodología iterativa, por lo que el cliente iba recibiendo “paquetes” de actualizaciones y con esos entregables se iba certificando el proyecto.

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