Principales características para la elección de un software ERP

Hace unas semanas, bajo el título ‘Las principales características que se han de valorar en un ERP‘, trataba de realizar un artículo colaborativo con el fin de detectar entre los lectores cuales eran, desde su perspectiva, las principales características a valorar antes de proceder a la elección de un software ERP, ya sea desde el punto de vista tecnológico, funcional, operativo, etc. Con ese feedback, esperaba construir un nuevo artículo con todas esas aportaciones.

Si bien es verdad que los artículos colaborativos no suelen ser muy exitosos, esperaba poder recoger algunas ideas distintas a las que ya tenía en mente.

Pues bien, como efectivamente el éxito ha sido muy reducido (eso sí, quiero dar las gracias a las aportaciones realizadas) voy a tratar de resumirlas según mi percepción (al final del artículo hay un resumen a modo de presentación).

✓ Punto de vista tecnológico

➫ Plataformas: base de datos y lenguajes de programación.

Un software desarrollado con una plataforma obsoleta requerirá en breve una reescritura del código o parte del código, de un cambio de interfaz, de un reaprendizaje, de incompatibilidades con el software y hardware más moderno, y porqué no, incluso de una nueva inversión.

➫ Conectividad.

Imprescindible la conectividad con otras herramientas, no solo de ofimática, sino con otro tipo de software, tales como CRM, BI, … Ello nos hará menos cautivo del propio software y del propio proveedor de éste.

➫ Seguridad.

Ha de ofrecer garantías de seguridad tanto externas e internas, con el fin de asegurarnos protección ante ataques de intrusos, como de ataques de los propios usuarios resistentes al cambio o molestos con la dirección de su empresa.

✓ Punto de vista económico

➫ Software libre o privativo.

El que sea libre no significa que sea gratuito. Este punto lo analizaremos en un próximo artículo. Sin embargo, es una opción que cuenta con muchas ventajas y algunos inconvenientes.

➫ Software a medida, vertical u horizontal.

No es nuevo que abogo por la verticalización, y además, me parece que en la mayoría de casos es totalmente innecesaria la personalización extrema que anhelan algunos clientes. Más información aquí.

➫ Modular.

La implantación de un ERP suele ser progresiva. Un ERP es un todo, pero no toda empresa posee capacidad para poner en marcha el 100% de su funcionalidad. Entonces, ¿por qué pagar por todo el producto completo? En función de las necesidades y con la adquisición de la confianza necesaria por parte de los usuarios y la gerencia en la nueva herramienta, se debe ir realizando una inversión progresiva que nos permita disponer de mayores prestaciones y funcionalidades.

Principales características para la elección de un software ERP

✓ Punto de vista funcional

➫ Operativo.

Lo que denominaríamos usable en un término más amplio de la palabra. Acorde a los procesos y lógica de la empresa. Ágil, fácil, comprensible, con automatismos, etc.

➫ Flexible.

Con posibilidad de adaptación a un mercado tan cambiante como el actual. Configurable y parametrizable.

➫ Sectorial.

Un ERP no sectorial y de carácter general adolecerá de carencias significativas con respecto a las especificaciones necesarias de la empresa cliente. Desde bajo mi punto de vista, es uno de los factores más importantes. Como cliente, podría no encontrar ese ERP cuando…:

• Soy único en el sector.
• Nadie lo ha desarrollado.
• Soy muy particular y exijo una adaptación 100% del software a mis necesidades.
• Sí existe pero incumple otras exigencias que requerimos para su elección.

Un consejo que suelo dar al cliente potencial es que tome referencias de empresas de su sector que están funcionando con el software. Las respuestas nos darán una medida de lo que podemos encontrarnos.

➫ Soporte preventivo y correctivo.

Desde un adecuado soporte posventa presencial y telemático, hasta un servicio de mantenimiento con capacidad de prevención, corrección, evolución, etc.

➫ Adaptado a la legalidad vigente.

De nada sirve tener el software más potente del mercado si luego tareas básicas como declaraciones impositivas, normas bancarias, etc. no se adecúan al país o países donde ha de funcionar el software.

➫ Migración de datos.

¿Admite importar datos a partir del software anterior u otros? En cualquier caso, el que la respuesta sea afirmativa, no quiere decir que sea óptimo. Hay que considerar que el mejor dato es el que se analiza y estudia, no el que se migra.

Las migraciones suelen conducir a datos defectuosos, a incoherencias y a herencias indeseables.

✓ Punto de vista de organización

➫ Adaptación de procedimientos de trabajo.

¿Me servirá además el software para organizar mis procesos? Normalmente suele ser afirmativa la respuesta, pero no siempre es así. Sin embargo, esta respuesta suele contener una trampa. Es cierto que muchos clientes piden que su inversión redunde en una mejora en su organización, pero el error reside en que se trata de definir los procedimientos de trabajo, y luego se trata de proyectar en el sistema de información, no al revés.

➫ Oportunidades para mi empresa.

Con el cambio, ¿facturaré más? ¿obtendré mejor rentabilidad? ¿reduciré mi almacén? ¿mejoraré mis costes? ¿reduciré mi personal administrativo? … Seguramente algunos de los factores por los que se trata de realizar un cambio es para responder a algunas de estas preguntas. No olvidemos nunca que…

El software es una herramienta para solucionar problemas, no la solución a ellos.

✓ Punto de vista del proveedor

➫ Trayectoria y reputación del software.

No cabe duda que la reputación del software es clave a la hora de decidirse, pero ésta no da ninguna garantía de que el software se vaya a adaptar a mi negocio ni de que mi negocio se pueda adaptar al software. Hay que tener en cuenta también un factor tan importante como la existencia de actualizaciones, su periodicidad, si tienen coste o no, si son solo funcionales o también incluyen las tecnológicas, etc.

➫ Trayectoria de la empresa consultora.

Hay empresas de consultoría que tienen por costumbre iniciar la primera fase con consultores senior, y terminar implantando con consultores junior sin capacitación en el sector o negocio en cuestión.

La elección de un software ERP es por tanto una tarea ardua y que requiere un estudio exhaustivo del mercado. Encontrar un software ERP que incluya todas estas características es imposible. Sin embargo, debemos analizar cuales nos parecen imprescindibles y tratar de encontrar aquél que se adecúe mejor a nuestras necesidades. Estoy seguro que olvido otras muchas, ¿se te ocurre alguna imprescindible más?

El resumen del artículo también lo puedes en esta presentación.

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