Con este artículo, abrimos una serie de artículos orientada a servir como guía de referencia a ciertos aspectos muy importantes en la implementación del ERP. Periódicamente iremos liberando éstos y finalmente cerraremos con un resumen de todos ellos. No pretende ser una lista exhaustiva, pero sí hacer hincapié en aquellos detalles más importantes que conducirán al éxito o fracaso del proyecto.
Configuración y parametrización
La configuración y parametrización inicial es imprescindible para preparar el ERP para adaptarlo a las necesidades de la empresa y los procesos y flujos de trabajo en base al modelo de negocio actual y presumiblemente al modelo que adoptará en el futuro.
Es decir, nos permitirá alinear el funcionamiento del ERP a las necesidades de la empresa, incorporando nuevos procesos y/o funcionalidades. De esta forma, además, se podrá evitar los costosos desarrollos a medida del cliente.
La parametrización no es algo que se pueda realizar sin conocer el ámbito funcional de la empresa ni el del ERP, pues requiere un esfuerzo en configurar:
- La estructura física de las entidades, corporaciones, centros de costes, centros logísticos, centros de producción, etc.
- La estructura de los productos.
- La estructura normativa e impositiva.
- Idiomas, divisas, planes de cuentas, etc. En definitiva, la localización del producto por países.
- Reglas de negocio y workflow aplicables al sector.
- Flujos de trabajo.
- Perfiles de usuarios y roles. Gestión de la seguridad.
- La formación al usuario será mucho más fácil si existe una previa configuración.
- …
Guía inicio implementación del ERP: configuración-parametrización y roles
Una errónea configuración del ERP en su etapa inicial, puede arrastrar «vicios» o errores en todo el proceso, de tal forma que provoquen un esfuerzo mayor de puesta en marcha o en el peor de los casos, incluso el fracaso en la implantación. Es imprescindible por tanto la labor de consultoría inicial por profesionales que conozcan tanto la herramienta como el sector de empresa al que va dirigido.
Los riesgos por tanto de no hacerlo adecuadamente conllevarán inevitablemente:
- Errores en los procesos y en la funcionalidad del ERP con respecto a las necesidades de la empresa.
- Imposibilidad de segmentar la información de forma individual (por distintos parámetros) y de forma consolidada.
- Problemas de seguridad.
- Incongruencia entre los procesos operativos y la funcionalidad que persiguen.
- Problemas con la formación de los usuarios.
- Esfuerzos añadidos extra a posteriori.
Roles de usuarios
La manera más intuitiva, y por lo menos inicial, de configurar los roles en una empresa es a través de la réplica del organigrama de ésta, analizando su estructura jerárquica y funcional.
Existe multitud de departamentos cuyos usuarios comparten prestaciones, funcionalidades, responsabilidades y niveles de seguridad: compras, ventas, producción, contabilidad, financiero, almacén, etc. Los roles, habitualmente, se segmentan de esta forma, asignando a los usuarios de cada departamento un rol común. El responsable de cada departamento puede tener un rol superior, con una capacidad de interacción y análisis con el ERP de nivel superior: acceso a otras pantallas, manipulación de datos de configuración o sensibles, visibilidad para ciertos datos, etc. Por supuesto, la dirección y los responsables de áreas más amplias que las circunscritas a un solo departamento poseerían roles de mayor nivel.
Esta estructura no siempre es válida, pues en ocasiones se dispone de personal «multitarea», que ejerce funciones más transversales entre los distintos departamentos. Normalmente, en este caso, a esos usuarios se les concede diversos roles, aunque ello puede ocasionar algún tipo de conflicto entre sí, o en determinados ERP, si el usuario es mono-rol, se realiza mediante la configuración de un nuevo rol que combina varios de ellos.
Como guía podríamos realizar una matriz similar a la siguiente. Obviamente, los roles, deberían ser previamente consensuados entre el consultor y el interlocutor válido en la empresa cliente, si bien, puede servir como guía para muchas micropymes y pymes. Simplemente, basta estudiar un poco el organigrama para que se deduzcan los roles necesarios. El número de columnas puede variar en función de las áreas funcionales de cada empresa, tanto incrementarse como decrementarse.
Ejemplo configuración roles por usuario
Las leyendas indican lo siguiente:
✓, rol de usuario
Ⓡ, rol de responsable área
★, rol de administrador, accesos máximos
Por supuesto, el nivel de detalle de esta matriz puede ampliarse, aunque insisto, algo básico como lo anterior es suficiente para muchas empresas y es el primer paso para una configuración más compleja en el futuro:
- Desglose de cada columna en base a si se le autoriza al usuario a añadir, editar o borrar registros.
- Acciones admitidas y/o restringidas por formulario y/o tabla.
- Permisos para determinados tipos de transacciones
- …
Con la parametrización-configuración y la gestión de los roles, cerramos la primera parte de esta guía en la implementación del ERP.
Autor: Sergio Martínez|
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Buenas noches, Excelente articulo Sr Martínez, muy acertado y preciso para personas nuevas en el tema ERP, especialmente en el paso de configuración y parametrización, Quédo algo inconcluso con la idea general ademas que habla de (Parte I), quisiera saber si esta disponible o disponibles las partes siguientes para estructurar un objetivo de mi trabajo de grado que tiene una implementación de un ERP para una gestión documental. Agradezco su respuesta.